Unravelling voert uiteenlopende onderzoeken uit, van persoonsgericht onderzoek naar mogelijke integriteitsschendingen tot onderzoek naar de organisatiecultuur en sociale veiligheid. Daarbij komen verschillende vraagstukken aan bod, zoals fraude, belangenverstrengeling en seksueel grensoverschrijdend gedrag.
Om een beeld te geven van ons werk, hebben we de reeks Integriteitsonderzoek in de praktijk ontwikkeld. Aan de hand van fictieve casussen laten we zien welke dilemma’s zich binnen organisaties kunnen voordoen en hoe wij deze als onderzoekers benaderen. Dit is het eerste artikel uit deze reeks.
Disclaimer: De casussen zijn volledig fictief en niet gebaseerd op daadwerkelijk uitgevoerde onderzoeken of bestaande praktijksituaties. Eventuele overeenkomsten met bestaande personen, organisaties of gebeurtenissen berusten op toeval.
De casus
De directeur van een organisatie ontvangt een e-mail van een medewerker, met vier collega’s in de cc. In de e-mail uiten de medewerkers ernstige zorgen over het gedrag van hun afdelingsmanager. Volgens hen maakt de manager regelmatig seksistische en discriminerende opmerkingen en heeft hij zich tweemaal schuldig gemaakt aan ongewenste aanrakingen. Ook zouden twee medewerkers eerder vanwege zijn gedrag zijn vertrokken.
De directeur overlegt allereerst met het hoofd HR. In dat gesprek hoort de directeur dat de afzender van de e-mail in het verleden vaker klachten over collega’s heeft geuit. Wanneer de manager op de hoogte wordt gebracht van de klachten, vermoedt hij direct wie de melding heeft gedaan. Volgens hem is sprake van een persoonlijke vendetta.
Kort daarna ontvangt de directeur een tweede melding. Het is een zesde medewerker uit het team, die verklaart dat de manager haar ongewenst heeft aangeraakt.
Het dilemma
Hoe kan de organisatie recht doen aan de ervaringen van de medewerkers en tegelijkertijd zorgvuldig omgaan met de positie van de beschuldigde manager?
De organisatie staat voor een ingewikkelde afweging. Enerzijds zijn er ernstige beschuldigingen geuit over het gedrag van een leidinggevende. Anderzijds stelt de manager dat de klachten voortkomen uit een persoonlijk conflict. De vraag is niet alleen of de manager zich daadwerkelijk grensoverschrijdend heeft gedragen, maar ook wat er binnen de afdeling speelt. Is sprake van incidenten, een verstoorde werkrelatie tussen twee medewerkers of is er een breder probleem met de sociale veiligheid?
De aanpak van Unravelling
De organisatie schakelt Unravelling in om de situatie te onderzoeken. Eerst bespreken we met de opdrachtgever of een minder ingrijpende aanpak passend zou kunnen zijn. Gezien de ernst van de beschuldigingen en de wens van de organisatie om duidelijkheid te krijgen, wordt gekozen voor onafhankelijk onderzoek.
Unravelling formuleert onderzoeksvragen die zich richten op de vraag of de afzonderlijke beschuldigingen onderzoekbaar zijn en zo ja, of deze op feiten gebaseerd zijn. Ook onderzoeken we de bredere situatie binnen de afdeling. Daarbij wordt geen van de mogelijke verklaringen op voorhand uitgesloten, ook niet de stelling van de manager dat sprake is van een persoonlijke vendetta.
Het onderzoek wordt ingericht als een persoonsgericht onderzoek, met bijbehorende zorgvuldigheidseisen en waarborgen voor de beschuldigde manager. De manager wordt geïnformeerd over de aanleiding, de onderzoeksvragen en de procedure. Vervolgens wordt ook de afdeling over het onderzoek geïnformeerd.
Het onderzoek begint met een vooronderzoek, bestaande uit enkele interviews en een eerste documentstudie. Hieruit komen voldoende aanwijzingen naar voren om een hoofdonderzoek te rechtvaardigen. In dat hoofdonderzoek spreekt Unravelling met de manager, zeven medewerkers en één oud-medewerker. Daarnaast bestuderen we relevante documenten en correspondentie.
Op basis van de verzamelde informatie stellen we een feitenrelaas op. Daarin beschrijven we of de beschuldigingen onderzoekbaar zijn, en als dat zo is, welke feiten we vast kunnen stellen bij de beschuldiging. De manager krijgt de gelegenheid daarop in een tweede interview te reageren. Dit is onderdeel van het wederhoor. Daarnaast biedt Unravelling ook de gelegenheid tot schriftelijk wederhoor. Ook andere betrokkenen krijgen, waar nodig, de mogelijkheid om te reageren op passages die hen betreffen.
Pas na deze wederhoorprocedure volgt de definitieve analyse. Daarbij hoort het oordeel of de beschuldiging gestaafd wordt door feiten.
Wat blijkt uit het onderzoek?
Er zijn voldoende aanwijzingen voor een deel van de beschuldigingen. Zo staat vast dat de manager seksistische en discriminerende opmerkingen heeft gemaakt. De manager beschouwt dergelijke opmerkingen als humor die bijdraagt aan de onderlinge verbondenheid. Verschillende medewerkers ervaren deze opmerkingen juist als kwetsend en als uiting van onderliggende vooroordelen.
De beschuldigingen van ongewenste aanrakingen kunnen daarentegen niet worden vastgesteld. Er zijn geen directe getuigen en het beschikbare bewijsmateriaal is onvoldoende om te bepalen wat er precies is gebeurd.
Daarnaast blijkt dat de problemen binnen de afdeling al langer speelden. Medewerkers hebben hun onvrede en ongemak nauwelijks rechtstreeks besproken. Eerdere signalen over het gedrag van de manager hebben de directeur wel bereikt, maar zijn destijds niet als klachten opgevat.
Lessen voor de praktijk
Deze casus laat zien dat sociale onveiligheid niet altijd ontstaat door één incident. Ook omgangsvormen, onderlinge verhoudingen en het uitblijven van gesprekken over ongewenst gedrag kunnen bijdragen aan een onveilige werkomgeving. De manager heeft een bijzondere verantwoordelijkheid voor de sociale veiligheid binnen zijn afdeling. Uit het onderzoek blijkt dat hij onvoldoende invulling heeft gegeven aan deze verantwoordelijkheid. Door zelf seksistische en discriminerende opmerkingen te maken, heeft hij bovendien niet de voorbeeldrol vervuld die van een leidinggevende mag worden verwacht.
Ook de rol van de directeur verdient aandacht. Hoewel eerdere signalen over de manager bekend waren, heeft de directeur hem niet aantoonbaar aangesproken op zijn verantwoordelijkheid voor een veilige werkomgeving.
De casus maakt duidelijk hoe belangrijk zorgvuldige waarheidsvinding is, zowel om de beschuldigingen serieus te nemen, als om zorgvuldig om te gaan met de positie van de manager. Niet alle beschuldigingen kunnen worden vastgesteld. Het is voor alle betrokkenen van belang om te weten dat de beschuldigingen zorgvuldig zijn onderzocht en dat daar passende maatregelen op volgen, zodat de organisatie in staat is om de bladzijde om te slaan.
Een belangrijke les is dat organisaties signalen over ongewenst gedrag tijdig serieus moeten nemen, ook wanneer deze nog niet de vorm van een formele klacht hebben aangenomen. Dit beschermt niet alleen de medewerkers, maar ook de manager.
