Vertrouwelijkheid en rekenkameronderzoek (deel 3) | 31 mei 2017

In hoeverre kunnen vertrouwelijke gespreksverslagen ook vertrouwelijk blijven? De rechtbank deed daar onlangs een uitspraak over.

In eerdere opiniestukken over geheimhouding hebben we al eens geschreven over de implicaties van geheimhouding van (delen van) een rapport. Ditmaal een cruciaal onderdeel van het rekenkameronderzoek: gespreksverslagen.

In principe zijn de documenten van een rekenkamer(commissie) Wob-baar, uitgezonderd de documenten van de Algemene Rekenkamer. Dat betekent dat de rekenkamer(commissie), indien daarom gevraagd wordt, haar documenten openbaar moet maken. Maar dat strookt niet met de praktijk om bij interviews aan te geven dat het gesprek en het gespreksverslag vertrouwelijk zijn. Veel ervaring met Wob-verzoeken aan rekenkamer(commissies) is er in Nederland niet. Daarom was die uitgesproken vertrouwelijkheid bij interviews een algemene aanname, die nooit getoetst is. Tot Stichting Tivoli vraagtekens stelde bij het rapport van de Rekenkamer Utrecht over de totstandkoming van Muziekpaleis Tivoli-Vredenburg. Stichting Tivoli vroeg met een Wob-verzoek onder andere om de gespreksverslagen van de Rekenkamer Utrecht. De Rekenkamer weigerde dit op basis van drie weigeringsgronden vanuit de Wob (artikel 10 2^e lid):

Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen:

1. inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen;
2. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
3. het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden.

Stichting Tivoli legde zich niet bij de weigering neer en stapte naar de rechter. Op 21 april jl. deed de rechtbank Midden Nederland uitspraak in deze zaak, een uitspraak die belangrijk is voor rekenkameronderzoek, rekenkamers en rekenkamercommissies.

De rechtbank oordeelde dat de Rekenkamer Utrecht terecht heeft geweigerd de gespreksverslagen te openbaren op basis van weigeringsgronden d en g. De persoonlijke levenssfeer van de betrokken ambtenaren is geen grond voor het weigeren van een Wob-verzoek. Doordat de namen en functies van de geïnterviewden bekend gemaakt zijn bij publicatie van het rapport, is er geen grond meer om op basis van bescherming van persoonsgegevens publicatie te weigeren. Dat betekent dat er andere gegevens in de gespreksverslagen zouden moeten zitten om op basis van deze weigeringsgrond vertrouwelijk te blijven. De rechtbank heeft de gespreksverslagen ingezien en neemt daarover het volgende op in de uitspraak (rechtsoverweging 11):

De gespreksverslagen betreffen geen gegevens van persoonlijke aard van de geïnterviewden, maar bevatten een algemene en zakelijke uiteenzetting over totstandkoming en de exploitatie van het Muziekpaleis. Dat deze verklaringen wel een persoonlijk karakter hebben, acht de rechtbank onvoldoende voor het oordeel dat openbaarmaking van de gespreksverslagen de persoonlijke levenssfeer van de geïnterviewde personen raakt. 

Dat betekent niet dat gespreksverslagen op basis van deze argumentatie altijd Wob-baar zullen zijn. In dit specifieke geval is in de inhoud van deze gespreksverslagen geen aanleiding voor geheimhouding vanwege de persoonlijke levenssfeer van de geïnterviewde. Elk ander onderzoek heeft andere inhoud van gespreksverslagen en kent daarmee een hernieuwde afweging.

Anders is het met de weigeringsgronden d en g. Deze zijn gericht op het functioneren van de Rekenkamer Utrecht en daarmee op het functioneren van de rekenkamerfunctie als zodanig. Het belang van inspectie, controle en toezicht door de rekenkamer en het voorkomen van onevenredige benadeling van de rekenkamer zijn gronden waarop gespreksverslagen an sich vertrouwelijk zijn. De rechtbank onderschrijft het belang van het vertrouwelijke karakter van het gespreksverslag voor de informatieverzameling door een onafhankelijk controleorgaan.

Deze uitspraak is belangrijk, omdat nu de vertrouwelijkheid van gesprekken en gespreksverslagen juridisch geborgd is. Nu is het zaak als rekenkamer(commissie) om die vertrouwelijkheid te funderen in werkwijze en verordening. Hoewel de rechtbank zegt dat de vertrouwelijkheid niet expliciet afgesproken hoeft te zijn, valt uit de uitspraak op te maken dat de rechtbank dit toch adviseert. In het werkprotocol zou elke rekenkamer(commissie) op kunnen nemen, indien dat nog niet het geval is, dat de gesprekken en gespreksverslagen vertrouwelijk zijn en alleen beschikbaar zijn als bronmateriaal voor het onderzoek. Daarnaast zou de vertrouwelijkheid van de gesprekken bij de betrokkenen bekend gemaakt moeten worden bij het maken van de afspraken, zeker als het gesprekken betreffen buiten de ambtelijke organisatie. Tot slot adviseren wij elk gesprek te beginnen met het benoemen van de vertrouwelijkheid en dit ook op te nemen in het gespreksverslag. Zo is voor alle betrokkenen duidelijk wat de status is van het interview en kunnen rechtszaken over Wob-verzoeken bij de rekenkamer(commissie) misschien voorkomen worden.

Zie ook deel 1 en deel 2 in deze serie over vertrouwelijkheid.