Doorwerkingsonderzoek inkoopbeleid waterschap AGV | 30 nov 2018
In 2014 deed de rekenkamercommissie Amstel, Gooi en Vecht (AGV) onderzoek naar de inkoop, inhuur en aanbesteding voor het waterschap. Vier jaar later vroeg de rekenkamercommissie zich af wat er met deze aanbevelingen gedaan is en in hoeverre deze zijn opgevolgd.
De hoofdvraag van het doorwerkingsonderzoek luidde als volgt:
“In hoeverre heeft het waterschap invulling gegeven aan de aanbevelingen in het in 2014 door de rekenkamercommissie AGV uitgebrachte onderzoeksrapport naar inkoop, inhuur en aanbesteding?”
Een belangrijke constatering uit het rapport in 2014 betrof het inkoopbeleid. Het AGV-bestuur voerde geen zelfstandig inkoopbeleid, maar maakte gebruik van inkoopbeleid van de uitvoeringsorganisatie stichting Waternet. Hierop volgde in 2014 de aanbeveling om als AGV-bestuur zelfstandig een inkoopbeleid vast te stellen. Uit de bestuurlijke reactie van het dagelijks bestuur (DB) bleek dat zij niet positief reageerde op deze aanbeveling. Ze gaven aan inkoop te beschouwen als bedrijfsvoeringsaangelegenheid. Dit betekende dat het DB zowel de vaststelling van het inkoopbeleid door het stichtingsbestuur als de reguliere verantwoording over het uitgevoerde inkoopbeleid via het stichtingsbestuur afdoende vond. Wel onderschreef het DB het belang om externe (ingehuurde) kennis voor de organisatie te behouden en te waarborgen dat deze kennis niet zou wegvloeien. Na de behandeling van het rekenkamerrapport in de commissie van advies en bijstand op 29 oktober 2014 vond geen besluitvorming plaats over de voorliggende aanbevelingen. De behandeling werd afgesloten met de constatering: “de commissie het onderwerp voldoende heeft besproken.”
Conclusies
De rekenkamercommissie constateert nu dat de aanbeveling om als AGV-bestuur zelfstandig inkoop- en aanbestedingsbeleid te voeren niet is opgevolgd en geen doorwerking heeft gehad in de werkwijze van AGV. Een tweede constatering betreft de ontwikkeling in de omgang met externe inhuur en de borging van deze kennis in de organisatie. Zo is de registratie van externe inhuur op orde gebracht en is op afdelingsniveau afgesproken dat de kennis die externen meenemen in de organisatie moet achterblijven. Hiervoor wordt bijvoorbeeld in koppels van interne en externe medewerkers gewerkt en worden interne processen zoals digitalisering niet volledig uitbesteed.
Tot slot constateert de rekenkamercommissie een beperkte betrokkenheid van het algemeen bestuur (AB) bij het inkoopbeleid. Het is de rekenkamercommissie niet bekend of het AB meer betrokkenheid wenst bij de vaststelling van het nieuwe inkoopbeleid. Ook de kaderstelling voor inkoop en aanbesteding beperkt zich tot op heden tot casusniveau. Daarbij gaat het veelal om grote projecten, zoals de aanbesteding voor een rioolwaterzuivering. Hierbij is ook de controle door het AB op de uitvoering van het inkoop en aanbestedingsbeleid beperkt. In aansluiting op de kaderstelling op casusniveau vindt ook de evaluatie op casusniveau plaats. Het AB vraagt niet om een jaarlijkse verantwoording op de totale uitvoering van het inkoop en aanbestedingsbeleid.
Bijzonderheden
Het doorwerkingsonderzoek werd in begin 2018 uitgevoerd. Tijdens de behandeling van het rapport in de vergadering van de commissie voor advies en bijstand op 15 november 2018 benadrukte de rekenkamercommissie het belang om als AB een besluit te nemen over het rapport. Diezelfde vergadering stond de vaststelling van het nieuwe inkoopbeleid op de agenda, waarmee alsnog gehoor wordt gegeven aan de herhaalde aanbeveling van de rekenkamercommissie.
Opdrachtgever: Rekenkamercommissie waterschap Amstel, Gooi & Vecht
Onderzoekers: Martijn Mussche en Laura Meijer
Oplevering rapport: augustus 2018