Berichten getagd ‘Opvolging’

De rekenkamer Den Helder (hierna: de rekenkamer) wilde weten in hoeverre de aanbevelingen van vier door haar opgeleverde rekenkamerproducten zijn opgepakt. Daartoe heeft de rekenkamer Unravelling gevraagd een zogeheten ‘doorwerkingsonderzoek’ uit te voeren.

Een doorwerkingsonderzoek houdt in dat wordt onderzocht in hoeverre de aanbevelingen die de rekenkamer in haar rapporten heeft gedaan aan de gemeenteraad en het college ook zijn opgevolgd. Het periodiek (laten) uitvoeren van een doorwerkingsonderzoek is belangrijk voor een rekenkamer. Niet alleen geeft het zicht in de doorwerking van de rekenkameronderzoeken, maar met de uitkomsten kan de rekenkamer ook haar eigen effectiviteit verbeteren.

De centrale onderzoeksvraag van het doorwerkingsonderzoek was als volgt:

In hoeverre en op welke wijze zijn de door de gemeenteraad overgenomen aanbevelingen uitgevoerd, en wat is de doorwerking van de rekenkamerrapporten in de gemeentelijke organisatie?

Belangrijkste conclusies

De onderzochte rapporten hadden uiteenlopende thema’s: de transformatie in de jeugdzorg, toezicht en handhaving, financiële risico’s van GGD Hollands Noorden en het armoedebeleid en de schuldhulpverlening. Ook is in het onderzoek gekeken naar de opvolging van de aanbevelingen die zijn gedaan in het eerdere doorwerkingsonderzoek van de rekenkamer uit 2019.

Uit het onderzoek komt naar voren dat 33% van de aanbevelingen in de vier rapporten volledig zijn opgevolgd door de raad en het college. Een kwart van de aanbevelingen is niet opgevolgd en de rest van de aanbevelingen is deels opgevolgd. Verder blijkt uit het onderzoek dat de rapporten van de rekenkamer over het algemeen niet hebben geleid tot (grote) aanpassingen in het beleid en de uitvoering. In die zin is de doorwerking van de rapporten beperkt. Ook zijn de aanbevelingen uit het eerdere doorwerkingsonderzoek slechts deels opgevolgd.

Wel leidden de rekenkamerrapporten regelmatig tot inzichten en inspiratie bij het college en de gemeente. Een voorbeeld hiervan is het rapport over het armoedebeleid; dit rapport hielp het college om de doelstellingen en bijbehorende indicatoren in het beleid scherp te stellen.

Aanbevelingen

Op basis van bovenstaande bevindingen is Unravelling samen met rekenkamer Den Helder tot de volgende aanbevelingen gekomen:

Aanbeveling 1: Pak een stevigere rol op in de opvolging van aanbevelingen (college).
Aanbeveling 2: Maak onderling afspraken over hoe (vaak) het college de raad informeert over
de opvolging van aanbevelingen (raad en college).
Aanbeveling 3: Richt een systeem in om de aan u gerichte aanbevelingen te monitoren en
periodiek (bijvoorbeeld halfjaarlijks) op de raadsagenda terug te laten keren (raad).
Aanbeveling 4: Volg de aanbevelingen uit het eerdere doorwerkingsonderzoek op (raad en college).

Doorwerking

Op maandag 4 september 2023 heeft Unravelling de bevindingen uit het rapport gepresenteerd in de raadscommissie Maatschappelijke Ontwikkeling. Tijdens de gemeenteraad van maandag 18 september besloot de raad de conclusies en aanbevelingen uit het rapport over te nemen.

---

Opdrachtgever: Rekenkamer Den Helder
Onderzoekers: Miriam Dorigo en Rubin ten Broeke
Oplevering rapport: 15 juni 2023

De rekenkamercommissie Noordenveld wilde onderzoek laten uitvoeren naar de wijze waarop demografische gegevens worden ingezet en gebruikt binnen de gemeente. Unravelling heeft hier in opdracht van de rekenkamercommissie onderzoek naar gedaan. De achtergrond van het onderzoek was gelegen in de vraag hoe vitaal de gemeente Noordenveld is als het gaat om vergrijzing, woningbouw en de verschraling van het winkel- en ondernemersbestand.

De centrale onderzoeksvraag was als volgt:

‘Hoe gebruikt de gemeente voor de beleidsvelden wonen, werken, economie en jeugd in de beleidsvoorbereiding, -uitvoering en -evaluatie demografische gegevens, en hoe kan zij het gebruik van demografische gegevens verbeteren?’

Bevindingen en conclusies

Beleid en uitvoering

De gemeente maakt gebruik van kwalitatief goede demografische gegevens in de beleidsvoorbereiding en -uitvoering. Zo maakt de gemeente gebruik van kwalitatief goede bronnen, zoals het CBS en Waarstaatjegemeente. Het verschilt echter per beleidsveld in hoeverre de gemeente demografische gegevens gebruikt. Voor sommige beleidsvelden is de gemeente structureler in bezit van actuele demografische gegevens dan voor andere.

Er blijkt geen eenduidige werkwijze te zijn voor het ophalen, analyseren en borgen van demografische gegevens. Dit komt omdat er geen richtlijnen voor zijn en omdat er gebrek is aan capaciteit om een professionaliseringsslag te maken voor het gebruik van demografische gegevens.

Het college heeft geen visie of ambitie ten aanzien van het beïnvloeden van de demografie van Noordenveld. Een dergelijke visie of ambitie zou de gemeente wel houvast kunnen bieden in diverse beleidsvelden om beleid richting te geven en keuzes te maken in de uitvoering. Een voorbeeld waar een visie waarde heeft, zijn de ontwikkelingen op de Groningse woningmarkt. Deze kunnen zorgen voor overloop naar Noordenveld.

Evaluatie en monitoring

De gemeente monitort en evalueert beleid in beperkte mate. Voor zover dit wel gebeurt maakt de gemeente hierin weinig gebruik van demografische gegevens. Kijkend naar de beleidscyclus is de gemeente vooral bezig met Plan-Do (beleidsplannen maken en uitvoeren) en minder met Check-Act (evalueren en bijsturen).

Aanbevelingen op hoofdlijnen

Op basis van bovenstaande bevindingen heeft Unravelling samen met de rekenkamercommissie aanbevelingen gedaan aan de raad en het college. Hieronder geven we deze aanbevelingen op hoofdlijnen weer. Voor de complete versie zijn het bevindingenrapport en de bestuurlijke oplegger (conclusies en aanbevelingen) onderaan deze pagina te raadplegen.

• Benadruk bij medewerkers het belang van het gebruiken van demografische gegevens, bijvoorbeeld middels informatiesessies;
• Formuleer een visie op informatiemanagement;
• Creëer een ambtelijke rol voor de professionaliseringsslag voor het gebruik van (demografische) gegevens;
• Creëer een digitaal online platform met een set openbare (demografische) gegevens;
• Stel een visie/ambities vast over (het beïnvloeden van) de demografie van Noordenveld;
• Verbeter de monitoring en evaluatie van beleid en uitvoering en het toepassen van demografische gegevens daarin en maak hier als college en raad afspraken over;
• Zorg dat demografische ambities/doelen concreet en meetbaar zijn;
• Stel een richtlijn op voor de afweging wanneer gebruik te maken van externe bureaus voor demografische analyses en evaluaties, en wanneer dit intern kan.

Doorwerking

Het college heeft in een bestuurlijke reactie laten weten de conclusies en aanbevelingen ter harte te nemen.

Op maandag 8 mei hebben de rekenkamercommissie en Unravelling het onderzoek gepresenteerd aan de gemeenteraad. De besluitvorming in de gemeenteraad over het onderzoek vindt op een nog nader bekend te worden moment plaats.

---

Opdrachtgever: Rekenkamercommissie Noordenveld
Onderzoekers: Miriam Dorigo en Rubin ten Broeke
Oplevering rapport: 29 november 2022

De Rekenkamercommissie Almelo (RKA) wilde zicht krijgen op de uitvoering van de Participatiewet door de gemeente Almelo. Unravelling heeft hier in opdracht van de RKA onderzoek naar gedaan. Een onderzoek naar de Participatiewet leent zich goed voor rekenkameronderzoek. Een doeltreffende uitvoering heeft immers direct impact op de inwoners die het betreft, en gemeenten hebben relatief veel beleidsvrijheid bij de implementatie van de Participatiewet.[1]

De centrale onderzoeksvraag was als volgt:

‘Verloopt de uitvoering van de Participatiewet doeltreffend en doelmatig, worden doelen en ambities behaald, hoe wordt hierover aan de raad gerapporteerd en komen deze rapportages overeen met beelden uit de praktijk?’

Bevindingen en conclusies

Beleid en doelen

De implementatie van de Participatiewet is in Almelo goed verlopen. De gemeente volgde daarbij een duidelijk beleidskader: Samen mee(r) doen.

De gemeente had in dit beleid in de periode 2015-2018 wel doelen vastgesteld, maar deze waren niet SMART-geformuleerd en er waren geen concrete indicatoren. In de periode 2018-2021 had de gemeente wel SMART-geformuleerde doelstellingen: onder meer het realiseren van 2250 bijstandsdossiers in 2022 en dat 70% van de Almeloërs uit de doelgroep zich in 2022 inzetten voor vrijwilligerswerk.

Uitvoering

Het onderzoek laat zien dat de uitvoering van het beleid niet optimaal verloopt. Ten eerste is de aanpak van de gemeente over de jaren heen veranderd, zonder dat altijd navolgbaar is waarop deze veranderingen zijn gebaseerd, zoals een geconstateerde beperking in het beleid of een met de raad besproken evaluatie van de uitvoering. Ten tweede blijkt Almelo over te weinig beleids- en uitvoeringscapaciteit te beschikken. De werkcoaches hebben een hoge caseload, waardoor zij een te groot aantal cliënten moeten bedienen. Dit cliëntbestand was van 2015 tot 2022 bovendien matig tot slecht in beeld.

Doeltreffendheid

Door het ontbreken van doelen in de periode 2015-2018 was het niet mogelijk vast te stellen of het beleid in die periode doeltreffend was. In de periode 2019-2022 heeft het college de doelen (2250 bijstandsdossiers en 70% van de bijstandsgerechtigden verricht een tegenprestatie) niet behaald. Verder laat het onderzoek zien dat de gemeente de beleidscyclus (Plan-Do-Check-Act) niet goed doorloopt: monitoring en bijsturing vinden onvoldoende plaats. Dit bemoeilijkt een doeltreffende uitvoering van de Participatiewet. Daarmee concluderen we dat de uitvoering van de Participatiewet in de periode 2019-2022 niet doeltreffend is.

Doelmatigheid

Het college realiseert de doelen niet binnen de vastgestelde financiële kaders. De gemeente heeft aanvullend inzicht gegeven in de financiën van de Participatiewet over één jaar. Voor het beoordelen van doelmatige besteding van middelen is een vergelijking nodig tussen verschillende jaren, met uitgaven en bijbehorende resultaten. Deze informatie had de gemeente Almelo niet beschikbaar. Het is in dit onderzoek daarom niet gelukt deze vergelijking te maken, en we hebben niet beoordeeld of de middelen doelmatig worden besteed.

Informatievoorziening gemeenteraad

De P&C-cyclus van de gemeente voldoet aan de wettelijke vereisten. Wel wordt uit het onderzoek duidelijk dat het college de raad weinig inzicht biedt in de financiële baten, lasten en tekorten van de Participatiewet, behalve op de wettelijk verplichte, grote hoofdlijnen. De informatie van het college aan de raad is bovendien verspreid over verschillende documenten, wat het voor de raad lastig maakt om uitvoering te geven aan zijn controlerende en kaderstellende taken.

Aanbevelingen op hoofdlijnen

Op basis van bovenstaande bevindingen heeft Unravelling samen met RKA meerdere aanbevelingen gedaan. Hieronder geven we deze aanbevelingen op hoofdlijnen weer. Voor de complete versie is het rapport via de link onderaan deze pagina te raadplegen.

• Verbeter (de informatievoorziening over en toepassing van) de Plan-Do-Check-Act cyclus;
• Vraag het college om meer verdiepende informatie over de begroting van de Participatiewet;
• Vergroot de beleids- en uitvoeringscapaciteit en leg de wijze van uitvoering vast voor een zekere periode;
• Geef de uitvoeringsorganisatie (Ontplooj) beleidsmatige prioriteiten mee;
• Creëer meer duidelijkheid in de samenwerking tussen Ontplooj en de gemeente.

Doorwerking

Op 4 april 2023 is het rapport in een politiek beraad door de RKA gepresenteerd. Tijdens deze beeldvormende sessie stelden raadsleden vragen aan de RKA en Unravelling over het onderzoek. Op dinsdag 11 april 2023 is het rapport in een tweede politiek beraad besproken. Gedurende deze oordeelsvormende bijeenkomst hebben raad en college gesproken over het rapport en de conclusies en aanbevelingen. Tijdens de raadsvergadering van dinsdag 18 april 2023 besluit de gemeenteraad definitief of hij de conclusies en aanbevelingen uit het rapport overneemt zoals vermeld in het raadsvoorstel.

---

[1] SCP, Eindevaluatie van de Participatiewet, 19 november 2019.

Opdrachtgever: Rekenkamercommissie Almelo
Onderzoekers: Miriam Dorigo, Janneke Wijkmans en Rubin ten Broeke
Oplevering rapport: 3 februari 2023

De rekenkamercommissie De Wolden wilde weten wat haar rekenkamerproducten uit de periode 2015 tot en met 2020 in de praktijk hebben opgeleverd. Daartoe heeft de rekenkamercommissie De Wolden Unravelling gevraagd een zogeheten ‘doorwerkingsonderzoek’ uit te voeren.

Een doorwerkingsonderzoek houdt in dat wordt onderzocht in hoeverre de aanbevelingen die de rekenkamercommissie in haar rapporten heeft gedaan aan de gemeenteraad en het college ook zijn opgevolgd. Het periodiek (laten) uitvoeren van een doorwerkingsonderzoek is belangrijk voor een rekenkamercommissie. Niet alleen omdat dit zicht geeft op de doorwerking van de rekenkameronderzoeken, maar ook omdat de rekenkamercommissie met de uitkomsten haar eigen effectiviteit kan verbeteren. Dit doorwerkingsonderzoek richtte zich op in totaal vijf rekenkamerrapporten, variërend van inkoopbeleid tot bestuurlijke integriteit.

De centrale onderzoeksvraag van het doorwerkingsonderzoek was als volgt:

Wat is de doorwerking van de aanbevelingen van de rapporten van de rekenkamercommissie uit de periode 2015-2020 op het niveau van bereik en verandering?

Belangrijkste conclusies

Uit het onderzoek komt duidelijk naar voren dat de rekenkamercommissie De Wolden en de gemeente een robuust proces hebben voor het creëren en opleveren van onderzoeksrapporten. Dit blijkt echter niet altijd te leiden tot bekendheid van de rapporten bij (nieuwe) raadsleden en bij medewerkers van de ambtelijke organisatie. Dit zorgt voor stagnatie van de uitvoering van aanbevelingen uit de rapporten.

De rekenkamerrapporten krijgen buiten de gemeente minder aandacht. Sommige rapporten worden door regionale media opgepakt, maar daarbuiten (NVRR, VNG of andere rekenkamers) komen de rapporten zelden of nooit aan bod.

De doorwerking van de rapporten loopt uiteen. In algemene zin worden de rapporten goed gebruikt door de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie, maar de rapporten zorgen minder vaak voor verandering in beleid. De opvolging van de aanbevelingen door het college en de gemeenteraad lopen uiteen: voor het ene rapport zijn (bijna) alle aanbevelingen opgepakt, terwijl in een ander rapport maar de helft van de aanbevelingen is opgevolgd.

Tot slot blijkt uit het onderzoek dat de rekenkamercommissie met haar rekenkamerrapporten de doelen behaalt die zij zichzelf heeft gesteld, namelijk het informeren van de gemeenteraad en het delen van leerervaringen. De leerervaringen die de rekenkamercommissie in haar rapporten deelt, vinden vaak opvolging in de ambtelijke organisatie.

Aanbevelingen

Op basis van bovenstaande bevindingen is Unravelling samen met rekenkamercommissie De Wolden tot de volgende aanbevelingen gekomen:

Aan de rekenkamercommissie zelf:

Aanbeveling 1: Zet de rapporten op de website van NVRR (de Nederlandse Vereniging van
Rekenkamers & Rekenkamercommissies). Op die manier zijn deze vindbaar voor andere rekenkamers
en kunnen ze breder worden ingezet.
Aanbeveling 2: Ga in gesprek met de ambtelijke organisatie na oplevering van een
rekenkamerrapport. Bespreek mogelijkheden om waar nodig en wenselijk het rapport intern te delen
en bespreken.
Aanbeveling 3: Werk in rapporten de aanbevelingen concreet uit en zorg voor minder ruimte voor
interpretatie. Maak duidelijk aan het college en de ambtelijke organisatie wat er van hen wordt
verwacht.
Aanbeveling 4: Bied aan om als deel van het introductieprogramma voor nieuwe raads- en
collegeleden, de rekenkamercommissie te introduceren. Neem daarbij ook de tijd om recente
rapporten en aanbevelingen te presenteren, met name als deze nog niet zijn opgevolgd.

Aan de gemeenteraad:

Aanbeveling 5: Controleer na het vaststellen van conclusies en aanbevelingen na enige tijd
(bijvoorbeeld een jaar) de voortgang van de opvolging van aanbevelingen. Verzoek het college om na
een jaar de voortgang te bespreken in uw raad.
Aanbeveling 6: Blijf de rekenkamercommissie vragen om onderzoek, zoals gedaan na het
uittredingsproces Reestmond. Wees u bewust van het feit dat de rekenkamercommissie ook lopend
beleid (en uitvoering) kan onderzoeken. Dit draagt bij aan onderzoek waar uw raad belang in stelt.

Aan het college:

Aanbeveling 7: Als het college de ambitie heeft uitgesproken om aanbevelingen op te volgen, maak
dit dan SMART. Dit draagt bij aan een kortere doorlooptijd en voorkomt het wegzakken van de
aanbevelingen. Dit helpt de ambtelijke organisatie om de aanbevelingen intern te prioriteren.
Aanbeveling 8: Zorg ervoor dat de rekenkamerrapporten in de ambtelijke organisatie besproken
worden na oplevering. Zorg dat rekenkameronderzoeken binnen de ambtelijke organisatie goed
beschikbaar zijn als naslagwerk. Zorg er daarnaast voor dat de rapporten regelmatig besproken
worden met de betrokken afdelingen en nieuwe medewerkers, zeker tot het moment dat de
aanbevelingen zijn opgevolgd.

Doorwerking

Op donderdag 28 april 2022 is het rapport in de gemeenteraad besproken. Tijdens de raadsvergadering is besloten de conclusies en aanbevelingen uit het rapport over te nemen. De rekenkamercommissie van De Wolden heeft al aan één van haar eigen aanbevelingen opvolging gegeven door haar rapporten op de website van de NVRR te zetten.

---

Opdrachtgever: Rekenkamercommissie De Wolden
Onderzoekers: Miriam Dorigo en Rubin ten Broeke
Oplevering rapport: 21 december 2021