Berichten door Martijn Mussche

Op naar een onafhankelijke rekenkamer | 23 okt 2019

Adviserend lidmaatschap raadsleden geschrapt

Er is al langere tijd een – soms hoogoplopende – discussie over de wenselijkheid van raadsleden in een rekenkamercommissie. De NVRR kwam er niet uit en schetste omfloers de contouren van een compromis: wel raadsleden in de rekenkamer, maar niet te veel en niet op de voorzittersstoel. De minister koos in eerste instantie ook voor een compromis. In het wetsvoorstel voor de Wet versterking decentrale rekenkamers uit 2018 was er nog sprake van de mogelijkheid van een adviserend lidmaatschap van raadsleden bij de rekenkamer. Dit zou een passende wijze zijn om aan een zinvolle betrokkenheid van de raad vorm te geven. De Algemene Rekenkamer, maar ook de Randstedelijke Rekenkamer en de G4-rekenkamers toonden zich al eerder kritisch over dit adviserend lidmaatschap. De Afdeling advisering van de Raad van State adviseerde de minister recent (september 2019) om de keuze voor het adviserend lidmaatschap van raadsleden nader te motiveren, aangezien er ook andere manieren zijn om de betrokkenheid van de gemeenteraad te waarborgen. De Afdeling vroeg ook aandacht voor de wettelijke afbakening van het adviserend lidmaatschap. Naar aanleiding van de opmerkingen van de Afdeling heeft de minister de mogelijkheid om raadsleden als adviseur toe te voegen aan de rekenkamer nu heroverwogen en naar eigen zeggen “geschrapt uit het wetsvoorstel”. Raadsleden kunnen dus geen lid zijn van een rekenkamer. Wellicht is er niet zozeer sprake van schrappen, maar is het zo dat de minister ervoor kiest vast te houden aan het bewezen model van de rekenkamer zoals deze nu ook al in de Gemeentewet staat. Hierbij is de onafhankelijkheid van de rekenkamer geborgd door artikel 81f dat voorschrijft dat een lid van de rekenkamer niet tegelijk raadslid (of burgemeester, wethouder of ambtenaar) van de betrokken gemeente kan zijn.

Op weg naar onafhankelijke rekenkamers

Het nieuwe wetsvoorstel repareert enkele weeffouten die door het politiek-bestuurlijke spel in de wet zijn geslopen. De minister kiest nu voor een klare lijn. Het vage concept rekenkamerfunctie verdwijnt en daarmee verdwijnt ook de rekenkamercommissie. Is het dan zo dat de gemengde rekenkamercommissies niet onafhankelijk opereerden? Nee, in onze ervaring werken de gemengde rekenkamercommissies bijna altijd naar behoren. Politiek-bestuurlijke sturing behoort tot de uitzonderingen. En als het zich voordoet, dan grijpt de voorzitter in. Ook als de voorzitter tevens raadslid is. Maar het blijft ongemakkelijk, omdat de rekenkamercommissie soms ook iets vindt van het functioneren van de raad. Ook zorgt het model van raadsleden in de rekenkamercommissie soms voor ‘gedoe’. Mogen de raadsleden in de rekenkamercommissie de verslagen van gesprekken met ambtenaren of wethouders inzien? Als de voorzitter van de rekenkamercommissie tevens fractievoorzitter is, wie voert dan het debat over het rekenkamerrapport in de raadszaal?

De Raad voor het Openbaar Bestuur gaf in dit kader aan te hechten aan het beginsel van ‘vorm volgt functie’. De Raad ziet de vorm dus als een afgeleide van de functie: in welke vorm decentrale rekenkamers zijn gegoten is niet allesbepalend voor het functioneren ervan. Op zich is dat juist. Ook een rekenkamercommissie met raadsleden kan onafhankelijk opereren. Maar als de functie van een rekenkamer is om onafhankelijk toezicht te houden, onder andere op het functioneren van de gemeenteraad, volgt daar dan niet logischerwijs uit dat de inrichting van de rekenkamer die onafhankelijkheid moet ondersteunen (en dus geen vragen moet oproepen)? Zoals het er nu naar uitziet gaat de nieuwe wet zorgen voor een betere borging van de onafhankelijkheid van de rekenkamer. Dat is een goede zaak.

Escalatie van commitment | 7 okt 2019

Met het rapport ‘IJs en weder dienende’ constateerde de rekenkamercommissie van Hoogeveen in oktober 2018 dat de gemeente onvoldoende grip had op korte- en lange termijn risico’s van het project om een combinatie ijsbaan en zwembad te realiseren. Er was onzekerheid over de juridische haalbaarheid van een nog op te zetten obligatielening, de stijgende bouwkosten, het energieconcept en over de exploitatie van de ijsbaan-zwembad combinatie. Ondanks deze risico’s en toenemende waarschuwingssignalen bleef het college van Hoogeveen optimistisch en vastberaden.

Lees meer

Inkoopbeleid Borger-Odoorn | 7 feb 2019

Het onderwerp inkoop- en aanbestedingsbeleid stond al jaren op de longlist van de rekenkamercommissie. Het onderwerp is politiek van belang en is door meerdere fracties genoemd tijdens de jaarlijkse gesprekken met de fracties in september 2017. Bovendien leeft het onderwerp onder de burgers van Borger-Odoorn .

De hoofdvraag van het rekenkameronderzoek luidde als volgt:

“Wat is het inkoop- en aanbestedingsbeleid in Borger-Odoorn en wordt dit beleid rechtmatig, doelmatig en doeltreffend uitgevoerd?”

Conclusies

Het onderzoek leidde tot de volgende conclusies (samengevat) :

Conclusie met betrekking tot het inkoopbeleid

Met een verdere operationalisering van de SROI- en duurzaamheidsdoelen zou de gemeente nog concreter kunnen sturen op doelrealisatie. Een specifiek aandachtspunt vormt de ophoging van de richtbedragen voor enkelvoudige onderhandse aanbesteding. Dit betekent dat de gemeente op dit moment tot relatief hoge bedragen een offerte bij één partij kan vragen (in plaats van meerdere offertes aan te vragen). Dit vergroot het risico dat de gemeente niet de meest gunstige prijs krijgt (ondoelmatige inkoop).

Conclusie met betrekking tot de uitvoering

De inkoopcoördinator is breed bekend in de organisatie en de functie raakt steeds beter ingebed in de werkwijze. Een aandachtspunt is dat de inkoopcoördinator afhankelijk is in haar functioneren van de informatie die vakafdelingen haar aanreiken. De inkoopadministratie vindt decentraal op de vakafdelingen plaats en is niet zodanig ingericht dat er een centraal en compleet overzicht van de inkooptrajecten opgesteld kan worden. Het centrale contractbeheersysteem is nog in ontwikkeling.

Conclusie met betrekking tot controle en rechtmatigheid

Het is een goede zaak dat de gemeente structureel controles op de rechtmatigheid laat uitvoeren. Deze zogeheten verbijzonderde interne controles (uitgevoerd door Emmen) vormen een belangrijk onderdeel van de borging van rechtmatigheid binnen Borger-Odoorn. De rechtmatigheidscontroles laten zien dat er afwijkingen van het inkoop- aanbestedingsbeleid zijn, die intern binnen Borger-Odoorn niet gesignaleerd waren. De interne controle is niet geborgd en de opvolging van aanbevelingen uit audits wordt niet structureel gemonitord.

Bijzonderheden

In dit rekenkameronderzoek is specifiek gekeken naar inkooptrajecten waarbij de gemeente afwijkt van het inkoopbeleid. Afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid kan nodig zijn, wanneer zich een bijzondere situatie voordoet waarin het beleid niet voorziet. Afwijken is ook toegestaan, mits het college daar een deugdelijk gemotiveerd besluit over neemt en voor zover één en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Een collegebesluit is dus van belang voor de borging. Het komt echter ook voor dat de gemeente afwijkt zonder dat er een collegebesluit aan ten grondslag ligt (bijvoorbeeld bij de inkoop van wegenzout in 2017). Dit is vanuit het oogpunt van rechtmatigheid niet wenselijk.

Een ander element in de borging is het standaard raadplegen van de inkoopfunctie bij het opstellen van een collegevoorstel voor afwijking van het inkoopbeleid. Dit is een vereiste vanuit het inkoopbeleid en de gemeente voldoet daaraan. Deze raadpleging is een goede zaak aangezien het zorgt voor een interne check. Het collegevoorstel vermeldt echter niet standaard hoe het advies van de inkoopfunctie luidt. Dit is een verbeterpunt.

Bij de bestudeerde afwijkingsbesluiten in Borger-Odoorn gaat het om bijzondere gevallen. Met andere woorden: het is veelal goed verklaarbaar waarom het college het wenselijk acht om af te wijken van het eigen inkoopbeleid.

Doorwerking

In de oriënterende raadsvergadering van 7 februari 2019 deed het college de toezegging dat de raad een overzicht per jaar ontvangt waarin de afwijkingen van het inkoopbeleid benoemd zijn waartoe het college heeft besloten [naschrift: uit de bestuursrapportage blijkt dat dit inmiddels ook is gebeurd]. Het college nam de conclusies en aanbevelingen over en de raad besloot het rapport als hamerstuk te agenderen voor de besluitvormende raadsvergadering.


Opdrachtgever: Rekenkamercommissie Borger-Odoorn
Onderzoekers: Martijn Mussche, Laura Meijer en Douwe Hoitinga
Oplevering rapport: februari 2019