Berichten getagd ‘Rekenkamercommissie’

Aanbesteding zwembadexploitatie en inkoopbeleid Heerlen | 23 juni 2022

Binnen de gemeenteraad van Heerlen leefde de vraag om onderzoek te doen naar het aanbestedingsproces rondom de zwembadexploitatie in Heerlen. De Rekenkamer Heerlen heeft vanuit deze achtergrond besloten onderzoek te doen naar de genoemde casus. Daarnaast was het tijd om ook het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Heerlen onder de loep te nemen. Unravelling heeft uitvoering gegeven aan het onderzoek. De rekenkamer beoogde met het onderzoek concrete handvatten te bieden aan de gemeenteraad over de wenselijkheid van (bij)sturing van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en om aanbestedingen in de toekomst te kunnen verbeteren.

De centrale onderzoeksvragen waren als volgt:

1. In hoeverre is het proces van kaderstelling, (bestuurlijke en ambtelijke) aansturing, beheersing, toezicht en verantwoording bij de aanbesteding van het risicodragend beheren, exploiteren en onderhouden van twee zwembaden te Heerlen doeltreffend, zorgvuldig en rechtmatig verlopen?

2. In hoeverre zorgt het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Heerlen voor borging van doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid?

Belangrijkste bevindingen en conclusies

Het rekenkameronderzoek bestond uit twee delen: de aanbesteding van de zwembadexploitatie en het inkoopbeleid in algemene zin. Onderstaand bespreken we per onderdeel de belangrijkste bevindingen en conclusies.

Casus: aanbesteding zwembadexploitatie

De aanbesteding van de zwembadexploitatie is doeltreffend en rechtmatig verlopen. Desondanks zijn er voor de gemeente Heerlen lessen te trekken uit het gehele proces.  We concluderen dat het college pas op een relatief laat moment een formeel besluit nam over de aanbesteding. Mogelijk ontstond er daardoor ruimte voor (onterechte) verwachtingen bij de toenmalige exploitant van het zwembad Otterveurdt.

Daarnaast waren er gedurende de aanbesteding een aantal complicerende factoren die voor problemen (zoals vertraging) zorgden. Zo verliep de communicatie tussen de exploitant en de gemeente stroef, wilde de toenmalige exploitant geen informatie aanleveren en bestond er een onzekere situatie met de nodige risico’s over een nog te bouwen zwembad in Heerlen. Verder concludeerden we dat de gemeente minder oog had voor de (mogelijke) persoonlijke gevolgen voor de toenmalige exploitant, personeelsleden, verenigingen en (andere) huurders. Ten slotte heeft het college de gemeenteraad tijdig en volledig geïnformeerd voorafgaand, tijdens en na afloop van de aanbesteding.

Het Heerlense inkoopbeleid

Het Heerlense inkoop- en aanbestedingsbeleid is gedateerd, summier en geeft weinig richting. Het beleid biedt daarom onvoldoende grondslag voor een doeltreffende inkoop. Daarnaast is de inkooporganisatie nog in ontwikkeling en kwetsbaar, waardoor de borging van doelmatigheid en rechtmatigheid niet optimaal is. Zo ontbreken bijvoorbeeld volledige procedures en werkwijzen en/of zijn deze nog in ontwikkeling. Dit maakt de gemeente kwetsbaar voor wat betreft de borging van rechtmatigheid van inkoop en aanbesteding.

De raad staat voornamelijk op afstand mede doordat het college en de raad inkoop en aanbesteding tot nu toe vooral als een uitvoeringskwestie beschouwen. Daardoor is het voor de raad lastig om kaders te stellen en het college te controleren.

Aanbevelingen

Op basis van bovenstaande bevindingen is de Rekenkamer Heerlen tot de volgende aanbevelingen gekomen:

1: Benader grote, complexe aanbestedingen als groot project (aan het college);

2: Pak vergelijkbare aanbestedingstrajecten in het vervolg op met meer oog voor de menselijke en sociale kant (aan het college);

3: Verken de wensen en eisen van de raad en stel nieuw inkoopbeleid vast (aan het college);

4: Zorg voor een doorontwikkeling van de Heerlense inkooporganisatie, de interne werkwijzen en procedures, en verbetering van de borging van rechtmatigheid (aan het college);

5: Stel vast welke aanbevelingen u wilt overnemen en verzoek het college om een plan van aanpak hiervoor te maken (aan de raad).

Doorwerking

Op maandag 20 juni 2022 is het onderzoeksrapport in de commissie Maatschappij en Financiën van Heerlen besproken. Tijdens de commissie heeft de Rekenkamer Heerlen toelichting gegeven op het rapport, en konden commissieleden vragen stellen over het rapport. Uit de bespreking van het rapport in de commissie komt het beeld naar voren dat de gemeenteraad meer inspraak wil en aan de slag wil met het thema inkoop en aanbesteding. Op woensdag 22 juni heeft de gemeenteraad tijdens de raadsvergadering besloten de conclusies en aanbevelingen uit het rapport over te nemen.


Opdrachtgever: Rekenkamer Heerlen
Onderzoekers: Martijn Mussche en Shauni Drost
Oplevering rapport: 12 april 2022

Afvalbeleid Coevorden | 12 mei 2022

Het inzamelen van huishoudelijk afval is een belangrijke kerntaak van gemeenten. Deze taak omvat onder meer de gescheiden inzameling van afval, de dienstverlening en het bepalen van de hoogte van de afvalstoffenheffing.

Het onderwerp afvalbeleid is tijdens een inventarisatie van onderzoeksonderwerpen door de rekenkamercommissie genoemd door meerdere fracties uit de gemeenteraad van Coevorden. De rekenkamercommissie Coevorden heeft het onderwerp afvalbeleid daarom geselecteerd voor rekenkameronderzoek en Unravelling heeft het onderzoek in opdracht van de rekenkamercommissie uitgevoerd.

De centrale onderzoeksvragen waren als volgt:

  1. In hoeverre sluit de huidige wijze van afvalinzameling, afvalscheiding en tarifering aan op
    hetgeen de gemeenteraad voor ogen had toen het huidige afvalinzamelingsbeleid is
    vastgesteld?
  2. Hoe effectief en efficiënt is het afvalbeleid en de bijbehorende uitvoering?
  3. Welke aanbevelingen voor het afvalinzamelingsbeleid kunnen worden gedaan om
    daarmee te komen tot betere prestaties, zowel als het gaat om de scheiding van
    huishoudelijke afvalstromen als verlaging van de inzamelingskosten?

Achtergrond

De gemeenteraad van Coevorden heeft in 2016 de koers ‘van afval naar grondstof’ vastgesteld en daarin concrete doelen benoemd. Deze doelen waren dat Coevorden in 2020 ten minste 75 procent van het afval gescheiden inzamelt en dat de hoeveelheid in te zamelen restafval terug zou worden gebracht tot maximaal 100 kilo per inwoner. Om dit te realiseren, heeft Coevorden in 2019 haar inzamelstrategie aangepast. De inzamelfrequentie van restafval werd verlaagd van tweewekelijks naar vierwekelijks. Ook kregen inwoners van 2019 een PMD-container die wekelijks werd geleegd.

Veel inwoners hebben een mening over afval en het gemeentelijk afvalbeleid. Om deze mening mee te nemen, heeft Unravelling een online enquête uitgevoerd. Inwoners zijn in de enquête bevraagd over hun tevredenheid met de uitvoering van het afvalbeleid. Deze enquête is door 2.470 inwoners ingevuld.

Conclusies

1. De raad en het college hebben een te afwachtende houding aangenomen

Raad en college hebben hun kaderstellende en controlerende rollen niet gepakt. Het college heeft ervoor gekozen om de raad niet een afvalbeleid ter vaststelling voor te leggen. De achtergrond hiervan is dat het college de vrees had dat er binnen de raad geen consensus zou zijn over de te nemen maatregelen. De raad heeft er op zijn beurt voor gekozen om stilzwijgend akkoord te gaan met het ontbreken van een raadskader.

2. De afvalbeleidsregie is onvoldoende belegd

De beleidsregie ligt in beginsel bij de gemeente en de uitvoeringsregie bij Area. Aanvankelijk lag de beleidsregie bij Area, maar die taak is daar wegbezuinigd. Daardoor viel de beleidsregie daarna tussen wal en schip.

3. Coevorden heeft onvoldoende maatregelen getroffen om de eigen milieudoelstellingen te halen

De eigen milieudoelstelling van 100kg restafval per inwoner per jaar is niet gehaald. Dat komt omdat college en raad niet de beleidsmaatregelen hebben getroffen die nodig waren om dit doel te realiseren.

4. De dienstverlening is in de basis op orde

Uit de enquête blijkt dat inwoners over het algemeen positief zijn over de uitvoering van het afvalbeleid. Er is wel verbetering mogelijk in de informatieverstrekking aan inwoners over het afvalbeleid vanuit de gemeente/Area.

5. De afvalbeheerkosten zijn aan de hoge kant

Coevorden heeft hoge afvalbeheerskosten ten opzichte van vergelijkbare gemeenten. Dit komt doordat Area een relatief duur afvalbedrijf is en omdat de exploitatie van twee milieustraten (onnodig) hoge kosten met zich mee brengt.

Doorwerking

Op dinsdag 10 mei 2022 is het rapport in de raadscommissie van Coevorden besproken. Tijdens de raadscommissie heeft de rekenkamercommissie toelichting gegeven op het rapport. Ook hadden raadsleden de gelegenheid om hier vragen over te stellen. Uit de raadscommissie komt het beeld naar voren dat het onderwerp afval erg leeft. Het rapport en bijbehorende conclusies en aanbevelingen zijn positief ontvangen door het college en de raad. De verwachting is dat de raad de conclusies en aanbevelingen tijdens de volgende gemeenteraad overneemt.


Opdrachtgever: Rekenkamercommissie Coevorden
Onderzoekers: Martijn Mussche, Jan Willem van Dalen, Rubin ten Broeke en Steffie Loenen
Oplevering rapport: december 2021

Blogserie wettelijke taken gemeentelijke rekenkamers: rechtmatigheid | 19 april 2022

In deze blogserie gaan we in op de wettelijke taak van gemeentelijke rekenkamers. De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur (art. 182 Gemeentewet). De vorige blog ging over de doelmatigheid van beleid. In deze derde en laatste blog uit de blogserie vertelt Rubin ten Broeke over het doen van onderzoek naar rechtmatigheid van het gevoerde bestuur/beleid. Zo komen vragen aan de orde als: wat houdt rechtmatigheid precies in, en hoe ziet het doen van onderzoek naar rechtmatigheid van beleid eruit?

https://www.freepik.com/free-vector/accountability-abstract-concept_12084807.htm#query=legal&position=3&from_view=search

Rechtmatigheid van (uitvoering) gemeentelijk beleid

Gemeentelijk beleid en de uitvoering daarvan is rechtmatig wanneer de (voorgenomen) handelswijze van de gemeente in overeenstemming is met de voor de gemeente geldende regels en besluiten. Als een gemeente rechtmatig handelt, betekent dit de gemeente in al haar handelingen voldoet aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving zoals raadsbesluiten, de omgevingswet en subsidievoorwaarden.

Een voorbeeld van onrechtmatig handelen door een gemeente is wanneer een gemeente bij het verlenen van subsidie de daarvoor geldende subsidieverordening niet naleeft. Dat kan het geval zijn wanneer een gemeente subsidie verstrekt zonder dat er formeel een subsidiebeschikking is toegekend of wanneer de subsidieaanvraag  te laat is ingediend. Een ander voorbeeld van onrechtmatig handelen door een gemeente is wanneer een gemeente een inkoopopdracht aanbesteedt of moet aanbesteden (aanbestedingsplicht) maar de daarvoor geldende richtlijnen voor diensten, werken en leveringen niet naleeft. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een gemeente bedrijven geen gelijke kans geeft in een aanbesteding.  

Aandacht voor rechtmatigheidsonderzoek

Rechtmatigheid krijgt in rekenkamerrapporten weinig aandacht. Uit onderzoek blijkt dat slechts in 11% van de 982 geanalyseerde rekenkamerrapporten expliciet wordt verwezen naar rechtmatigheid. Dat is relatief weinig in vergelijking met de verwijzing naar doeltreffendheid (61% van de rapporten) en doelmatigheid (31% van de rapporten).

Uitvoeren van rechtmatigheidsonderzoek

Voor het uitvoeren van onderzoek naar rechtmatigheid is het normenkader een belangrijk startpunt. Een van de centrale vragen van een onderzoek naar bijvoorbeeld het inkoop- en aanbestedingsbeleid van een gemeente zou kunnen zijn: In hoeverre is de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid rechtmatig?  De normen passend bij deze centrale vraag zouden bijvoorbeeld kunnen zijn:

  • Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente sluit aan bij de Europese en nationale regelgeving;
  • Inkoop en aanbesteding voldoet aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving en aan de in de gemeente geldende beleidsregels en procedures;
  • Daar waar afwijking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid nodig of wenselijk is, volgt de gemeente de daarvoor geldende procedure.

Vervolgens voeren we een documentanalyse uit van relevante informatie. In aanvulling daarop voeren we gesprekken met de inkoopafdeling van de gemeente, andere ambtelijk betrokkenen zoals een juridisch adviseur en de verantwoordelijke wethouder. We analyseren de informatie uit de documenten en de gesprekken, en bepalen op basis daarvan in hoeverre de gemeente aan de normen voldoet.

Als de gemeente aan alle normen voldoet, dan beoordelen we de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid als rechtmatig. Voldoet de gemeente niet (volledig) aan de normen, dan beoordelen we de uitvoering als niet of deels rechtmatig.


Meer weten over het doen van onderzoek naar rechtmatigheid van beleid? Neem dan contact op met Rubin ten Broeke.

Privacy en informatieveiligheid sociaal domein Rijswijk | 30 maart 2022

In opdracht van de rekenkamer Rijswijk heeft Unravelling onderzoek uitgevoerd naar privacy en informatieveiligheid in het sociaal domein van de gemeente.

De hoofdvraag van het onderzoek was:

In hoeverre is de privacy van inwoners en de beveiliging van persoonsgegevens in het sociaal domein van de gemeente Rijswijk gewaarborgd?

Foto door: Towfiqu barbhuiya, Unsplash

Achtergrond

Binnen gemeenten wordt veel gewerkt met persoonsgegevens van inwoners, medewerkers en partners. Ook is het thema relevant vanwege nieuwe technologische ontwikkelingen en omdat overheden steeds digitaler worden. Inwoners moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente zorgvuldig met hun gegevens omgaat. Zeker binnen het sociaal domein werken gemeenten veel met (vaak gevoelige) persoonsgegevens. Daarom besloot de rekenkamer van Rijswijk onderzoek uit te voeren naar dit onderwerp.

Conclusies

Het beleid van de gemeente voor privacy en informatieveiligheid in het sociaal domein is op grote lijnen op orde. Wel zijn er op verschillende onderdelen van het beleid verbeteringen mogelijk, zoals bij het concretiseren van de normen van de Algemene Verordening Gegevens (AVG) en de meldingsbereidheid van datalekken. Ook kan de raad een actievere rol innemen voor privacy en informatieveiligheid.

Kortweg kwamen we tot de volgende conclusies:

1. Privacybeleid en AVG

Het privacybeleid van de gemeente is in lijn met de AVG. Er zijn wel verbeterpunten omdat de gemeente de normen uit de AVG heeft herhaald en niet verder heeft geconcretiseerd, dit is niet in lijn met hetgeen de Autoriteit Persoonsgegevens verwacht. De privacyprocessen van de gemeente zijn op hoofdlijnen ook in orde, maar kunnen tevens op een aantal punten worden verbeterd (o.a. loggingsbeleid en navolgbaarheid autorisaties).

2. Beheer van datalekken

De gemeente heeft haar beheer van datalekken op orde en houdt hiervan een register bij. De meldingsbereidheid is wel een aandachtspunt: de gemeente meldt vrijwel geen van de constateerde datalekken bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Ook kan de gemeente nog meer werken aan het bewustzijn van medewerkers. Concreet kan het lijnmanagement nieuwe medewerkers beter wijzen op de beschikbaarheid en het nut van opleidingen en trainingen op het vlak van privacy.

3. Informatie op de gemeentelijke website

De gemeentelijke website bevat voldoende informatie over privacy voor inwoners, de rechten van betrokkenen en het melden van datalekken.

4. Transparantie van consulenten naar burgers

Consulenten zijn transparant in het informeren van burgers over waar zij hun gegevens voor gebruiken. Een (juridisch) risico is dat het Jeugdteam uitsluitend werkt met mondelinge toestemming.

5. Inzicht in risico’s

De gemeente heeft inzicht in de risico’s op het gebied van informatiebeveiliging (o.a. wachtwoordvereisten en tweefactorauthenticatie). Een verbeterpunt voor de gemeente zit in het (vergroten van) het bewustzijn over de noodzaak en vanzelfsprekendheid van acties om risico’s zoveel mogelijk te beperken.

6. Rol van de raad

De raad speelt een beperkte rol bij het privacy- en informatiebeveiligingsbeleid. De raad is wel betrokken geweest bij de ontwikkeling van het informatiebeleidsplan, maar slechts in beperkte mate. Het borgen van privacy- en informatieveiligheid wordt gezien als een bedrijfsvoeringskwestie. Het college kan de borging beter organiseren en de raad meer meenemen in het onderwerp; de raad kan anderzijds ook een actievere rol spelen in het toezien op de borging door het college.

Doorwerking

Op 25 januari 2022 kregen raadsleden in het Forum Samenleving een toelichting op het rapport van de rekenkamer en konden zij vragen stellen. Tijdens de raadsvergadering van 8 februari 2022 besloot de gemeenteraad de conclusies en aanbevelingen uit het rapport over te nemen.


Opdrachtgever: Rekenkamer Rijswijk
Onderzoekers: Martijn Mussche en Shauni Drost
Oplevering rapport: november 2021

Blogserie wettelijke taken gemeentelijke rekenkamers: doelmatigheid | 16 maart 2022

In deze blogserie gaan we in op de wettelijke taak van gemeentelijke rekenkamers. De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur (art. 182 Gemeentewet). In de vorige blog schreef Miriam Dorigo over onderzoek naar de doeltreffendheid van beleid. In deze tweede blog schrijft Rubin ten Broeke meer over het doen van onderzoek naar doelmatigheid van beleid. Wat houdt doelmatigheid precies in, en hoe ziet het doen van onderzoek naar doelmatigheid van beleid eruit?

Bron afbeelding: https://www.freepik.com/free-photo/money-notepad-calculator-table_11980923.htm

Doelmatigheid van gemeentelijk beleid

In rekenkamerrapporten is er relatief minder aandacht voor doelmatigheid dan voor doeltreffendheid. Uit onderzoek blijkt dat in 61% van de 982 geanalyseerde rekenkamerrapporten wordt verwezen naar doeltreffendheid en in 31% van de rapporten naar doelmatigheid. Genoeg reden om onderzoek naar doelmatigheid in deze blog aandacht te geven.

Lokale rekenkamers hebben een belangrijke taak in het ondersteunen van de gemeenteraad in hun kaderstellende en controlerende taak. Het onderzoeken van de doelmatigheid van het gemeentebestuur is een van de kerntaken van de lokale rekenkamer. Een doelmatig beleid betekent dat de bijbehorende (beleids-)doelen met een zo beperkt mogelijke inzet van menskracht en/of middelen worden bereikt. Als beleid doelmatig is, wil dat dus zeggen dat de uitvoering van dit beleid efficiënt is. Daarin verschilt doelmatigheid dus van doeltreffendheid. Bij doeltreffendheid gaat het om de effectiviteit van beleid, bij doelmatigheid om efficiëntie.

Wanneer het beleid doeltreffend is, hoeft dat niet te betekenen dat het beleid óók doelmatig is. Een (fictief) voorbeeld hiervan is een gemeente dat als beleidsdoel heeft om het aantal inwoners met schulden terug te dringen. In haar beleid omschrijft de gemeente dat zij dit wil bereiken door het oprichten van een loket voor inwoners met schulden. Bij het loket kunnen inwoners bijvoorbeeld terecht voor ondersteuning bij het aanvragen van lokale toeslagen, hulp bij administratie en een schuldenmaatje. Het loket blijkt erg goed te werken: een groot deel van de inwoners dat zich meldt bij het loket komt hierdoor uit de schulden. Het beleid van de gemeente is in die zin doeltreffend. Het loket blijkt echter zeer kostbaar en kost de gemeente aanzienlijk meer dan voorzien. Ook in vergelijking met andere gemeenten kost het loket veel middelen. Het beleid is daarmee weinig efficiënt, en niet doelmatig.

Uitvoering doelmatigheidsonderzoek

Maar hoe geven wij uitvoering aan onderzoek naar het thema ‘doelmatigheid’ in onze rekenkameronderzoeken? Zoals Miriam Dorigo in haar blog over doeltreffendheid al aangaf, is het belangrijk om in rekenkameronderzoek te beginnen met het normenkader. Daarin staan de normen waaraan het door het gemeentebestuur gevoerde beleid wordt getoetst. Bij rekenkameronderzoeken waarin we doelmatigheid meenemen, beschrijven we dus normen aan de hand waarvan we het beleid beoordelen op de doelmatigheid. We formuleren deze normen, waar mogelijk, SMART.

Terug naar het hiervoor genoemde voorbeeld van het schuldenloket. Een bijpassende norm zou dan kunnen zijn: ‘De gemeente geeft niet meer uit dan begroot voor de aanpak van schulden (het loket)’ en ‘De kosten van de aanpak van schulden zijn vergelijkbaar met andere gemeenten’.

Door middel van documentstudie en interviews met betrokken personen onderzoeken we in hoeverre de gemeente aan die normen voldoet. Als hieruit blijkt dat de gemeente aan de normen voldoet, kan geconcludeerd worden dat het beleid doelmatig is.

Doelmatigheidsonderzoek: een efficiënt beleid?

Door het uitvoeren van doelmatigheidsonderzoek zorgen we ervoor dat de gemeenteraad zicht krijgt op de gemaakte kosten van de uitvoering van beleid. Het onderzoeken van doelmatigheid is nuttig omdat het antwoord geeft op de vragen wat een bepaald beleid ‘kost’, in hoeverre het beleid efficiënt is en hoe de gemeente haar middelen (nog) beter kan besteden. Rekenkameronderzoek waarin we de doelmatigheid van beleid meenemen, biedt de raad daarmee handvatten om te sturen op de efficiëntie van beleid.


Meer weten over het doen van onderzoek naar doelmatigheid van beleid? Neem dan contact op met Rubin ten Broeke.

Coronabeleid Delft | 3 maart 2022

In opdracht van de Delftse rekenkamer heeft Unravelling onderzoek uitgevoerd naar de effecten van de coronacrisis op het beleid van de gemeente en de lokale gemeenschap (tot mei 2021). Naast documentstudie en het afnemen van interviews met betrokkenen vanuit de gemeente heeft Unravelling ook gesproken met onder andere horecaondernemers, een studentenvereniging en het lokale theater. Daarnaast zijn straatinterviews uitgevoerd in Delft. Voor dit onderzoek is ook een filmpje gemaakt. Deze is hier te vinden.

Hoofdconclusie

Burgemeester, college en ambtelijke organisatie zijn in een relatief kort tijdsbestek aan de slag gegaan met een onderling afgestemde crisisaanpak. Daarbij hebben zij actief contact gelegd met de Delftse inwoners en organisaties en geluisterd naar hun zorgen en wensen. Ook hebben de burgemeester en het college de noodzakelijke besluiten genomen om op lokaal niveau de economische en maatschappelijke effecten van de coronacrisis te beperken. Zo trof de gemeente Delft financiële steunmaatregelen zoals huurkwijtschelding, het niet opleggen van reclamebelasting en het versoepelen van regels
en voorwaarden over bijvoorbeeld terrassen en verstrekte subsidies.

Bevindingen

1. Besluiten en maatregelen

Het college en de raad hebben besluiten genomen om ondernemers en organisaties te ondersteunen. De in het onderzoek geraadpleegde ondernemers en organisaties geven aan dat dat in voldoende mate heeft plaatsgevonden. Bij afwegingen door de gemeente speelde het dilemma dat zij enerzijds ondernemers en organisaties de vrijheid wilde geven om ‘reguliere’ activiteiten (o.a. evenementen) doorgang te laten vinden, maar anderzijds bezoekersstromen in de stad wilde beperken.

De democratische besluitvorming verliep moeizamer (o.a. door de veranderingen met digitaal vergaderen), maar is ten tijde van de crisis wel doorgegaan. De burgemeester en het college hebben de raad in crisistijd tijdig en voldoende geïnformeerd.

2. Financiële effecten

De impact van de coronacrisis is ook in Delft groot, maar de continuïteit van Delftse organisaties is tijdens de crisis niet in gevaar gekomen. Ook op de lange termijn lijken de financieel-economische effecten beperkt. De toerismesector is wel een aandachtsgebied vanwege vele onzekerheden.

Het Rijk heeft door financiële ondersteuning aan Delftse organisaties en inwoners gezorgd voor continuïteit en bestaanszekerheid. De coronacrisis is een bovengemeentelijke crisis, die vooral door bovengemeentelijke maatregelen zoals NOW, Tozo en TVL, is aangepakt.

3. Maatschappelijke effecten

De coronacrisis heeft impact gehad op de Delftse maatschappij en heeft maatschappelijke problemen zoals tweedeling en eenzaamheid vergroot. Ook zijn door de coronacrisis leerachterstanden en achterstanden in sociale vaardigheden en burgerschapskennis bij kinderen en jongeren aandachtspunten. Verder heeft de coronacrisis de mentale gezondheid verminderd van studenten en groepen met een lagere sociaaleconomische status.

4.Leerpunten

Het college had aandacht voor de lange termijn, maar heeft geen strategisch langetermijnperspectief ontwikkeld voor de raad en inwoners. Doordat de crisis steeds langer duurde was hier wel behoefte aan. Bij eventuele volgende crises zou het college daarom gemaakte scenario’s met raad en inwoners kunnen delen en deze omzetten in een strategisch langetermijnperspectief.

Bij toezicht en handhaving door de gemeente was er soms sprake van tegengestelde belangen en effecten bij noodzakelijke maatregelen. De gemeente had daarover in haar communicatie duidelijker kunnen zijn richting ondernemers, inwoners en de handhavers zelf.

Tot slot heeft de coronacrisis ervoor gezorgd dat de gemeente zowel bestuurlijk als ambtelijk een grote digitaliseringsslag heeft gemaakt. College en raad wordt aanbevolen de positieve effecten van digitalisering te behouden en deze te borgen in werkprocessen. Met betrekking tot het democratische proces wordt aanbevolen om zoveel mogelijk met fysieke ontmoetingen te werken om zo ook contact te houden met burgers die drempels ervaren voor digitaal contact.

Doorwerking

Op 13 januari 2022 zijn raadsleden in de commissie Economie, Financiën en Bestuur met een presentatie geïnformeerd over het rapport en konden zij hier vragen over stellen. Tijdens de raadsvergadering van 3 februari 2022 heeft de gemeenteraad besloten de conclusies en aanbevelingen uit het rapport over te nemen.


Opdrachtgever: Delftse Rekenkamer
Onderzoekers: Martijn Mussche, Steffie Loenen en Rubin ten Broeke
Oplevering rapport: november 2021

Blogserie wettelijke taken gemeentelijke rekenkamers: doeltreffendheid | 23 feb 2022

In deze blogserie gaan we in op de wettelijke taken van gemeentelijke rekenkamers. In deze eerste blog door Miriam Dorigo lees je meer over het doen van onderzoek naar doeltreffendheid van beleid, een van de wettelijke taken van gemeentelijke rekenkamers. Wat houdt doeltreffendheid in, en hoe ziet het doen van onderzoek naar doeltreffendheid van beleid eruit?

Bron afbeelding: Organization vector created by vectorjuice

De wettelijke taak van de rekenkamer: doeltreffendheid

Sinds 2006 moet iedere gemeente een rekenkamer of rekenkamerfunctie hebben. Dit versterkt het dualisme in de gemeentelijke politiek. Het dualisme bij de lokale overheid is ingevoerd naar voorbeeld van de landelijke overheid en maakt dat ieders rollen en verantwoordelijkheden afgescheiden en duidelijk zijn. Het college van B&W bestuurt en de gemeenteraad controleert en stelt kaders. Door onafhankelijk onderzoek te doen naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid geeft de rekenkamer de raad handvatten om deze taken beter uit te voeren. De rekenkamer levert informatie en inzichten waarmee de raad het college kan controleren en kaders kan stellen. 

In deze miniserie bespreken we wat de termen doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid inhouden en hoe Unravelling daar onderzoek naar doet. Onderzoek naar de doeltreffendheid, ofwel effectiviteit van het beleid, is de basis van rekenkameronderzoek. Beleid moet immers eerst bestaan en effectief zijn, voordat het zinvol is om na te gaan of het ook doelmatig of rechtmatig is.

Doeltreffendheid van gemeentelijk beleid

Doeltreffendheid of effectiviteit gaat over de mate waarin een in het beleid gesteld doel behaald wordt. Onderzoek naar doeltreffendheid bestaat uit een aantal stappen. De eerste stap is nagaan of er überhaupt beleid is en of daarin doelen worden gesteld. Helaas zien wij in de praktijk dat dit vaak niet het geval is. Ook kan het beleid verouderd zijn en daarom niet meer aansluiten bij de praktijk. Ten tweede moet worden vastgesteld of de doelen zodanig geformuleerd zijn dat ze haalbaar zijn. Anders gezegd; de doelen moeten SMART zijn, anders kunnen ze nooit behaald worden. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Ten derde gaan we na of de uitvoering aansluit bij het beleid en de daarin gestelde doelen. Ten slotte onderzoeken we de resultaten van het beleid en of die overeenkomen met de beleidsdoelen. Met andere woorden: of de doelen behaald worden.

Uitvoering van onderzoek naar doeltreffendheid

Een belangrijk onderdeel voordat het eigenlijke onderzoek begint, is het normenkader. Daarin staan de normen waaraan het beleid wordt getoetst om te bepalen of er sprake is van doeltreffendheid. Wij formuleren deze normen waar mogelijk SMART. Het normenkader geeft richting aan het onderzoek doordat het formuleert wat er onder doeltreffend beleid verstaan wordt in de context van het onderwerp van onderzoek en de betreffende gemeente. Alleen als de normen SMART-geformuleerd zijn, kunnen wij vaststellen of ze behaald worden, en dus vaststellen of het beleid doeltreffend is. Het normenkader zorgt er kortom voor dat het onderzoek neutraal en navolgbaar is.

Bij een onderzoek naar de doeltreffendheid van beleid raadplegen wij altijd een aantal bronnen. Ten eerste voeren we een documentstudie uit. Het beleid zelf is vastgesteld in één of meer documenten, waarin vaak de achterliggende visie van het beleid uiteen wordt gezet. Ook horen bij de documentstudie documenten over de uitvoering van het beleid.

Naast de documentstudie loont het om een aantal interviews te plannen. Het verantwoordelijke collegelid kan een toelichting geven op hetgeen er in de documenten is gevonden, met name wat betreft de achterliggende visie en de doelen. Ook gesprekken met betrokken ambtenaren, zowel in beleid als uitvoering, voegen veel waarde toe aan dit type onderzoek. Zo kunnen we vaststellen of zij bekend zijn met het beleid en de doelen en hoe zij in de uitvoering borgen dat de doelen daadwerkelijk worden bereikt. Uit zowel de documentstudie als de interviews kan blijken of de uitvoering aansluit bij het beleid en de doelen. Door deze aanpak, met het gebruik van diverse onderzoeksbronnen, ontstaat een genuanceerd beeld van de situatie in een gemeente. 

Naast deze vaste onderdelen bestaan er een aantal optionele stappen die onderdeel kunnen zijn van het onderzoek. Zo kan gesproken worden met raadsleden, met de gemeentesecretaris of de griffier, naar gelang het onderwerp van het onderzoek en de precieze onderzoeksvragen. Ook is het mogelijk om inwoners of organisaties te spreken die te maken hebben met (de uitvoering van) het beleid. Een voorbeeld: bij onderzoek naar de doeltreffendheid van subsidiebeleid gaat het dan over de subsidie-ontvangende organisaties. In het geval van beleid op het gebied van mobiliteit of afval kan een enquête onder inwoners van de gemeente een goede aanvulling zijn. Deze en andere aanvullende stappen hangen af van het thema en de precieze onderzoeksvragen.

Onderzoek leidt tot beter beleid

Door middel van een samenhangend onderzoek lukt het om het beleid en de uitvoering aan het normenkader te toetsen. Daardoor kunnen de onderzoeksvragen beantwoord worden en kan beoordeeld worden of het beleid doeltreffend is. Dit levert voor het college en de raad conclusies en aanbevelingen op waarmee zij stappen kunnen zetten voor beter beleid.

Rekenkamers selecteren veelal onderzoeksthema’s waarvan ze vermoeden dat de doeltreffendheid niet goed is. Daardoor wordt er niet altijd onderzoek naar doelmatigheid of rechtmatigheid gedaan. Desondanks is ook dit onderzoek van groot belang. Hierover schrijven we meer in de komende weken.


Meer weten over het doen van onderzoek naar doeltreffendheid van beleid? Neem dan contact op met Miriam Dorigo.

Banenafspraak en social return Zoetermeer | 27 jan 2022

In opdracht van de rekenkamercommissie Zoetermeer heeft Unravelling onderzoek uitgevoerd om inzicht te geven in de invulling van de gemeente aan de Wet banenafspraak en Social Return On Investment (hierna: social return).

De hoofdvraag van het onderzoek was:

Op welke wijze geeft de gemeente Zoetermeer invulling aan de Wet banenafspraak en aan social return en wat zijn de resultaten daarvan?

Achtergrond

Op 1 mei 2015 trad de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten (Wet banenafspraak) in werking. Deze wet zorgde er onder meer voor dat gemeenten verplicht werden om banen te creëren voor mensen met een arbeidsbeperking, zo ook in de gemeente Zoetermeer.

SROI is een methode die wordt gebruikt om het sociaal rendement van een organisatie uit te rekenen. Het onderwerp social return komt in de gemeente Zoetermeer naar voren in de aanbestedingstrajecten voor diensten en werken: inschrijvers zijn verplicht een bepaald percentage van de aanneemsom aan social return op te nemen.

Dit rekenkameronderzoek was erop gericht na te gaan hoe het ervoor staat met de realisatie van de banenafspraak en social return in Zoetermeer. Hiervoor zijn interviews uitgevoerd met betrokkenen uit de gemeente en het Werkgeversservicepunt. Ook is gesproken met jobcoaches en mensen uit de banenafspraak.

Bron afbeelding: People vector created by pch.vector

Bevindingen

Beleid

Zoetermeer heeft beleid gericht op mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De gemeente Zoetermeer zet vooral in op mensen met een hoog ‘escalatierisico’ omdat hiermee maatschappelijke kosten worden beperkt. De banenafspraak komt echter niet expliciet terug in het beleid.

Het beleid voor social return is helder geformuleerd en is opgenomen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Ook de doelstellingen zijn helder en duidelijk geoperationaliseerd.

Organisatie en uitvoering

Het college van Zoetermeer besteedde vanaf 2019 meer aandacht aan de invulling van de banenafspraak door de gemeente als overheidswerkgever. Sommige afdelingen van de gemeente slagen er, in de rol van overheidswerkgever, nog niet goed in om mensen uit de banenafspraak te plaatsen. Dit heeft te maken met aannames, vooroordelen en een gebrek aan kennis over mensen uit de doelgroep.

De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van social return is belegd bij de afdeling inkoop en bij het team social return. Deze gedeelde verantwoordelijkheid leidt tot onduidelijkheid, bijvoorbeeld over de monitoring. Over de uitvoering van social return zijjn betrokkenen over het algemeen tevreden.

Resultaten en doelbereiking

De uitvoering van de Wet banenafspraak was niet doeltreffend omdat de kwantitatieve resultaten voor de Wet banenafspraak tussen 2018 en 2020 niet in overeenstemming waren met de gehanteerde doelen. Het beleid was, in 2019 en 2020, wel doelmatig omdat het college met beperkte middelen het aantal te realiseren banen uit het quotum bijna behaalde.

Doordat de registratie van social return beperkt is, ontbreekt zicht op de resultaten van social return. Daardoor is niet vast te stellen in hoeverre het social returnbeleid doeltreffend en doelmatig is.

Sturing en controle

Er zijn geen duidelijke afspraken tussen college en raad over de betrokkenheid van de gemeenteraad bij de banenafspraak en social return. Ook brengt het college de raad onvoldoende in positie om toezicht te houden en te controleren.

Doorwerking

Het college laat in haar reactie weten de conclusies en aanbevelingen ter harte te nemen.

Op 13 december 2021 is het rapport in de raad besproken door de Commissie Samenleving. De rekenkamercommissie heeft ook een aanzet gedaan tot een raadsvoorstel voor het overnemen van de aanbevelingen in het rapport door college en raad. De gemeenteraad heeft dit raadsvoorstel geamendeerd, en tijdens de raadsvergadering van 20 december 2021 aangenomen.


Opdrachtgever: Rekenkamercommissie Zoetermeer
Onderzoekers: Martijn Mussche, Miriam Dorigo en Rubin ten Broeke
Oplevering rapport: december 2021

Armoedebeleid Woerden | 15 dec 2021

In opdracht van de rekenkamercommissie Woerden heeft Unravelling onderzoek uitgevoerd om inzicht te geven in de uitvoering en het resultaat van het armoedebeleid in Woerden tot en met 2020.

De hoofdvraag van het onderzoek was:

Wordt het armoedebeleid van de gemeente Woerden uitgevoerd zoals vastgelegd in het plan van aanpak, zo niet, welke wijzigingen hebben plaatsgevonden en wat is eind 2020 het resultaat?

Achtergrond

Woerden is een relatief welvarende gemeente. Desondanks is ook in Woerden sprake van armoede. Een schatting leert dat het gaat om ongeveer 760 huishoudens die in de gemeente in armoede leven. Op 22 juni 2017 stelde de gemeenteraad van Woerden het nieuwe armoedebeleid vast en op 16 januari 2018 nam de raad kennis van het daaruit voortvloeiende plan ‘Samen Vooruit’. Samen Vooruit bestond uit coachende begeleiding, een maatwerkfonds en het oplossen van overige hiaten.

Bevindingen

Het rekenkameronderzoek laat zien dat Samen Vooruit niet succesvol is geweest: met coachende begeleiding bereikte de gemeente minder mensen dan beoogd. Ook werd het maatwerkfonds weinig gebruikt door professionals van de gemeente.

Koerswijziging

Naar aanleiding van de tegenvallende resultaten van Samen Vooruit besloot het college op 17 maart 2020 een koerswijziging in te zetten. Het college zette Samen Vooruit om naar vroegsignalering. De koerswijziging liep vooruit op de wijziging in de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening (Wgs) van 1 januari 2021. Met deze wet wordt het voor gemeenten verplicht en makkelijker gemaakt om gegevens met schuldeisers (woningcorporaties, zorgverzekeraars en nutsbedrijven) uit te wisselen.

Doeltreffendheid en doelmatigheid

De doeltreffendheid van het armoedebeleid tot en met 2020 is onduidelijk doordat maatschappelijke effecten en beoogde resultaten niet (voldoende) concreet zijn gemaakt in het beleid van de gemeente. Het armoedebeleid tot en met 2020 was niet doelmatig omdat er geen balans was in het resultaat en de inzet van de financiële middelen. Daarnaast is er binnen de gemeente winst te behalen als het gaat om de toegankelijkheid en bekendheid van voorzieningen voor inwoners in armoede.

Armoedenetwerk gemeente

Tot slot komt uit het onderzoek naar voren dat de gemeente beschikt over een uitgebreid netwerk van interne en externe uitvoeringspartners: de Voedselbank, Stichting Leergeld, WoerdenWijzer, Kwadraad en Ferm Werk. Over het algemeen zijn de uitvoerders tevreden over de kwaliteit en inzet van het armoedenetwerk. De gemeente kan wel meer inzetten op haar regiefunctie.

Doorwerking

Het college laat in haar reactie weten de conclusies en aanbevelingen ter harte te nemen.

Op 9 november 2021 zijn raadsleden met een informatiesessie geïnformeerd over het rapport. De rekenkamercommissie heeft ook een aanzet gedaan tot een raadsvoorstel. Met dit raadsvoorstel wilde de rekenkamercommissie de gemeenteraad handvatten en input geven voor de toekomstige ontwikkeling van het gemeentelijk armoedebeleid. De gemeenteraad heeft dit raadsvoorstel tijdens de raadsvergadering van 25 november 2021 aangenomen.


Opdrachtgever: Rekenkamercommissie Woerden
Onderzoekers: Martijn Mussche, Rubin ten Broeke en Steffie Loenen
Oplevering rapport: oktober 2021

Onderzoek effecten corona Delft: film met resultaten | 30 nov 2021

Voor het rekenkameronderzoek naar de effecten van de coronacrisis voor de gemeente Delft heeft Unravelling een filmpje gemaakt waarin de belangrijkste onderzoeksresultaten naar voren komen. Daarnaast laten we inwoners en lokale ondernemers aan het woord.

Een ondernemer zei bijvoorbeeld: ”We hebben een winkel en een lunchroom. De winkel hebben we open kunnen houden, en daar zijn we brood gaan maken. […] Tot onze verrassing kwamen mensen dat ook nog allemaal halen.”

Een van de inwoners zei: ”Ik heb geprobeerd om thuis te sporten. Dat ging in de eerste golf redelijk goed, maar bij de tweede lockdown ging de motivatie naar beneden.”

Bekijk het filmpje hieronder!