Berichten getagd ‘Rechtmatigheid’

Aanbesteding zwembadexploitatie en inkoopbeleid Heerlen | 23 juni 2022

Binnen de gemeenteraad van Heerlen leefde de vraag om onderzoek te doen naar het aanbestedingsproces rondom de zwembadexploitatie in Heerlen. De Rekenkamer Heerlen heeft vanuit deze achtergrond besloten onderzoek te doen naar de genoemde casus. Daarnaast was het tijd om ook het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Heerlen onder de loep te nemen. Unravelling heeft uitvoering gegeven aan het onderzoek. De rekenkamer beoogde met het onderzoek concrete handvatten te bieden aan de gemeenteraad over de wenselijkheid van (bij)sturing van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en om aanbestedingen in de toekomst te kunnen verbeteren.

De centrale onderzoeksvragen waren als volgt:

1. In hoeverre is het proces van kaderstelling, (bestuurlijke en ambtelijke) aansturing, beheersing, toezicht en verantwoording bij de aanbesteding van het risicodragend beheren, exploiteren en onderhouden van twee zwembaden te Heerlen doeltreffend, zorgvuldig en rechtmatig verlopen?

2. In hoeverre zorgt het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Heerlen voor borging van doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid?

Belangrijkste bevindingen en conclusies

Het rekenkameronderzoek bestond uit twee delen: de aanbesteding van de zwembadexploitatie en het inkoopbeleid in algemene zin. Onderstaand bespreken we per onderdeel de belangrijkste bevindingen en conclusies.

Casus: aanbesteding zwembadexploitatie

De aanbesteding van de zwembadexploitatie is doeltreffend en rechtmatig verlopen. Desondanks zijn er voor de gemeente Heerlen lessen te trekken uit het gehele proces.  We concluderen dat het college pas op een relatief laat moment een formeel besluit nam over de aanbesteding. Mogelijk ontstond er daardoor ruimte voor (onterechte) verwachtingen bij de toenmalige exploitant van het zwembad Otterveurdt.

Daarnaast waren er gedurende de aanbesteding een aantal complicerende factoren die voor problemen (zoals vertraging) zorgden. Zo verliep de communicatie tussen de exploitant en de gemeente stroef, wilde de toenmalige exploitant geen informatie aanleveren en bestond er een onzekere situatie met de nodige risico’s over een nog te bouwen zwembad in Heerlen. Verder concludeerden we dat de gemeente minder oog had voor de (mogelijke) persoonlijke gevolgen voor de toenmalige exploitant, personeelsleden, verenigingen en (andere) huurders. Ten slotte heeft het college de gemeenteraad tijdig en volledig geïnformeerd voorafgaand, tijdens en na afloop van de aanbesteding.

Het Heerlense inkoopbeleid

Het Heerlense inkoop- en aanbestedingsbeleid is gedateerd, summier en geeft weinig richting. Het beleid biedt daarom onvoldoende grondslag voor een doeltreffende inkoop. Daarnaast is de inkooporganisatie nog in ontwikkeling en kwetsbaar, waardoor de borging van doelmatigheid en rechtmatigheid niet optimaal is. Zo ontbreken bijvoorbeeld volledige procedures en werkwijzen en/of zijn deze nog in ontwikkeling. Dit maakt de gemeente kwetsbaar voor wat betreft de borging van rechtmatigheid van inkoop en aanbesteding.

De raad staat voornamelijk op afstand mede doordat het college en de raad inkoop en aanbesteding tot nu toe vooral als een uitvoeringskwestie beschouwen. Daardoor is het voor de raad lastig om kaders te stellen en het college te controleren.

Aanbevelingen

Op basis van bovenstaande bevindingen is de Rekenkamer Heerlen tot de volgende aanbevelingen gekomen:

1: Benader grote, complexe aanbestedingen als groot project (aan het college);

2: Pak vergelijkbare aanbestedingstrajecten in het vervolg op met meer oog voor de menselijke en sociale kant (aan het college);

3: Verken de wensen en eisen van de raad en stel nieuw inkoopbeleid vast (aan het college);

4: Zorg voor een doorontwikkeling van de Heerlense inkooporganisatie, de interne werkwijzen en procedures, en verbetering van de borging van rechtmatigheid (aan het college);

5: Stel vast welke aanbevelingen u wilt overnemen en verzoek het college om een plan van aanpak hiervoor te maken (aan de raad).

Doorwerking

Op maandag 20 juni 2022 is het onderzoeksrapport in de commissie Maatschappij en Financiën van Heerlen besproken. Tijdens de commissie heeft de Rekenkamer Heerlen toelichting gegeven op het rapport, en konden commissieleden vragen stellen over het rapport. Uit de bespreking van het rapport in de commissie komt het beeld naar voren dat de gemeenteraad meer inspraak wil en aan de slag wil met het thema inkoop en aanbesteding. Op woensdag 22 juni heeft de gemeenteraad tijdens de raadsvergadering besloten de conclusies en aanbevelingen uit het rapport over te nemen.


Opdrachtgever: Rekenkamer Heerlen
Onderzoekers: Martijn Mussche en Shauni Drost
Oplevering rapport: 12 april 2022

Blogserie wettelijke taken gemeentelijke rekenkamers: rechtmatigheid | 19 april 2022

In deze blogserie gaan we in op de wettelijke taak van gemeentelijke rekenkamers. De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur (art. 182 Gemeentewet). De vorige blog ging over de doelmatigheid van beleid. In deze derde en laatste blog uit de blogserie vertelt Rubin ten Broeke over het doen van onderzoek naar rechtmatigheid van het gevoerde bestuur/beleid. Zo komen vragen aan de orde als: wat houdt rechtmatigheid precies in, en hoe ziet het doen van onderzoek naar rechtmatigheid van beleid eruit?

https://www.freepik.com/free-vector/accountability-abstract-concept_12084807.htm#query=legal&position=3&from_view=search

Rechtmatigheid van (uitvoering) gemeentelijk beleid

Gemeentelijk beleid en de uitvoering daarvan is rechtmatig wanneer de (voorgenomen) handelswijze van de gemeente in overeenstemming is met de voor de gemeente geldende regels en besluiten. Als een gemeente rechtmatig handelt, betekent dit de gemeente in al haar handelingen voldoet aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving zoals raadsbesluiten, de omgevingswet en subsidievoorwaarden.

Een voorbeeld van onrechtmatig handelen door een gemeente is wanneer een gemeente bij het verlenen van subsidie de daarvoor geldende subsidieverordening niet naleeft. Dat kan het geval zijn wanneer een gemeente subsidie verstrekt zonder dat er formeel een subsidiebeschikking is toegekend of wanneer de subsidieaanvraag  te laat is ingediend. Een ander voorbeeld van onrechtmatig handelen door een gemeente is wanneer een gemeente een inkoopopdracht aanbesteedt of moet aanbesteden (aanbestedingsplicht) maar de daarvoor geldende richtlijnen voor diensten, werken en leveringen niet naleeft. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een gemeente bedrijven geen gelijke kans geeft in een aanbesteding.  

Aandacht voor rechtmatigheidsonderzoek

Rechtmatigheid krijgt in rekenkamerrapporten weinig aandacht. Uit onderzoek blijkt dat slechts in 11% van de 982 geanalyseerde rekenkamerrapporten expliciet wordt verwezen naar rechtmatigheid. Dat is relatief weinig in vergelijking met de verwijzing naar doeltreffendheid (61% van de rapporten) en doelmatigheid (31% van de rapporten).

Uitvoeren van rechtmatigheidsonderzoek

Voor het uitvoeren van onderzoek naar rechtmatigheid is het normenkader een belangrijk startpunt. Een van de centrale vragen van een onderzoek naar bijvoorbeeld het inkoop- en aanbestedingsbeleid van een gemeente zou kunnen zijn: In hoeverre is de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid rechtmatig?  De normen passend bij deze centrale vraag zouden bijvoorbeeld kunnen zijn:

  • Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente sluit aan bij de Europese en nationale regelgeving;
  • Inkoop en aanbesteding voldoet aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving en aan de in de gemeente geldende beleidsregels en procedures;
  • Daar waar afwijking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid nodig of wenselijk is, volgt de gemeente de daarvoor geldende procedure.

Vervolgens voeren we een documentanalyse uit van relevante informatie. In aanvulling daarop voeren we gesprekken met de inkoopafdeling van de gemeente, andere ambtelijk betrokkenen zoals een juridisch adviseur en de verantwoordelijke wethouder. We analyseren de informatie uit de documenten en de gesprekken, en bepalen op basis daarvan in hoeverre de gemeente aan de normen voldoet.

Als de gemeente aan alle normen voldoet, dan beoordelen we de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid als rechtmatig. Voldoet de gemeente niet (volledig) aan de normen, dan beoordelen we de uitvoering als niet of deels rechtmatig.


Meer weten over het doen van onderzoek naar rechtmatigheid van beleid? Neem dan contact op met Rubin ten Broeke.