Berichten door Martijn Mussche
Terugwinnen vertrouwen in de lokale overheid | 28 juli 2022
Het vertrouwen in de lokale overheid neemt af. Maar liefst 40 procent van de Nederlanders geeft aan weinig tot zeer weinig vertrouwen te hebben in hun gemeente. De opkomst bij de gemeenteraadsverkiezingen was dit jaar dan ook lager dan ooit. Dit is zorgwekkend voor de legitimiteit van het gemeentelijk bestuur. Verkiezingen zijn namelijk het belangrijkste middel om het bestuur verantwoordelijk en representatief te maken. Wat zegt het over de representativiteit van het gemeentelijk bestuur als de burger steeds minder zijn stem uitbrengt? En hoe kunnen burgers hun gemeente vertrouwen wanneer het gemeentelijk bestuur onvoldoende representatief is? Dit lijkt een neerwaartse spiraal, met steeds minder vertrouwen in de lokale overheid als gevolg. De unieke positie van de lokale rekenkamer maakt het echter mogelijk deze spiraal deels te doorbreken, om zo beetje bij beetje het vertrouwen van de burger terug te winnen.
De lokale rekenkamer en zijn controlerende taak
Lokale rekenkamers doen onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Het doel van deze controlerende taak is het democratisch legitimeren van het bestuur, het ondersteunen van de tegenmacht en het bijdragen aan het lerende vermogen van de gemeenteraad in zijn controlerende taken. Met zijn controlerende taak kan de rekenkamer bijdragen aan het vergroten van het vertrouwen in de lokale overheid. De rekenkamer heeft immers de positie en verantwoordelijkheid om het gemeentebestuur een spiegel voor te houden. Daar waar het gemeentebestuur niet (goed) functioneert, kan de rekenkamer met zijn onderzoek concrete aanbevelingen doen aan de gemeenteraad en het college van Burgemeester en Wethouders om dit te verbeteren.
Consequent blijven is belangrijk
Het voorhouden van een spiegel werpt echter niet altijd zijn vruchten af. Zo kwam de Nijmeegse rekenkamer, in een onderzoek naar aanleiding van hun 20-jarige bestaan, tot de conclusie dat veel bevindingen, conclusies en aanbevelingen regelmatig terugkomen in zijn rapporten. De Nijmeegse rekenkamer spreekt van een aantal ‘rode draden’ in zijn aanbevelingen, met name over de wijze waarop de gemeenteraad zijn werk doet. Het oppakken van de aanbevelingen blijft echter een politieke beslissing. En of dit dan ook daadwerkelijk gebeurt, heeft onder andere met politieke timing te maken: een rapport kan op een (voor de gemeenteraad) politiek onhandig moment gepubliceerd worden of er kan bijvoorbeeld sprake zijn van wisseling in het ambtelijk apparaat, waardoor de aanwezige kennis van een rekenkamerrapport mogelijk verdwijnt.
Echte onafhankelijkheid vereist echter dat de rekenkamer niet doet aan politieke timing. Het is daarom belangrijk dat een rekenkamer consequent blijft. Dit betekent onder meer het blijven aankaarten van bepaalde knelpunten, ook wanneer een rekenkamer, zoals de Nijmeegse rekenkamer, steeds weer tot dezelfde conclusies komt. “(…) democratie is geen consultancytraject met een begin- en eindpunt en concrete opbrengsten. Democratisch bestuur is nooit perfect en is ook nooit af. Hetzelfde geldt voor controle in een democratisch stelsel: het is een voortdurende bezigheid, het houdt nooit op”, aldus Klaartje Peters, verbonden als bijzonder hoogleraar Lokaal en regionaal bestuur aan de Universiteit van Maastricht, maar ook zelfstandig onderzoeker en publicist. Het consequent blijven controleren van het bestuur, zoals rekenkamers dat doen met hun onderzoek, is goed voor de samenleving; transparante verantwoording – ook wanneer het niet uitkomt – hoort bij goed bestuur.
De wens van de burger dient voorop te staan
Het onderzoek dat rekenkamers uitvoeren, is openbaar. Om de aandacht van de burger hiervoor te wekken, is het niet alleen belangrijk dat dit onderzoek toegankelijk en vindbaar is, maar vooral ook dat het gaat over hetgeen voor de burger van belang is.
Uit een peiling onder raadsleden blijkt dat zij zich in de toekomst meer willen richten op sociaal-maatschappelijke aspecten van beleid, ofwel op de vraag ‘hoe werkt beleid uit in de praktijk?’. Zij geven aan op dit vlak meer ondersteuning nodig te hebben. De rekenkamer besteedt, door dergelijke ondersteuning aan de raad te verlenen, ook aandacht aan hetgeen voor de burger daadwerkelijk belangrijk is, namelijk zaken die invloed hebben op het dagelijkse leven. Denk aan onderzoek dat zich richt op de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning of het woonbeleid van de gemeente.
De lokale rekenkamer heeft de belangrijke taak om het gemeentebestuur een spiegel voor te houden. Als de rekenkamer consequent blijft, maatschappelijk betrokken is, en oog heeft voor de wensen en belangen van burgers, kan hij het vertrouwen van burgers in de lokale democratie vergroten. Het is dan uiteindelijk aan de burger om bij de volgende gemeenteraadsverkiezingen het rode potlood op te pakken en te stemmen.
Deze blog is geschreven door Laura van der Brugge. Meer weten over het betrekken van burgers bij lokale rekenkamers? Neem dan contact op met haar of met Rubin ten Broeke.
Doeltreffendheid woonbeleid Sluis | 13 juli 2022
Toen de rekenkamercommissie Sluis de vraag uitzette naar mogelijke onderzoeksonderwerpen, was het woonbeleid van de gemeente een veelgehoord antwoord. Vandaar ook dat de commissie dit beleid heeft geselecteerd als onderwerp voor het rekenkameronderzoek dat Unravelling in opdracht van de commissie heeft uitgevoerd. Met het onderzoek wilde de rekenkamercommissie Sluis inzichtelijk maken hoe het gesteld was met de uitvoering van het woonbeleid ‘Krachtig Verbonden’ en welke mogelijkheden de gemeente had om de doeltreffendheid hiervan te vergroten.
De centrale onderzoeksvraag luidde als volgt:
Hoe doeltreffend is het gemeentelijke woonbeleid, zijn de randvoorwaarden aanwezig om de beleidsdoelen te behalen en vervult de gemeenteraad hierin zijn kaderstellende en controlerende rol?
Het onderzoek richtte zich niet op de vraag of het gevoerde beleid inhoudelijk het juiste is geweest, maar op de vraag of het beleid de juiste effecten heeft gehad, gebaseerd op de geformuleerde doelstellingen en ambities.
Bevindingen en conclusies
De gemeente Sluis heeft te maken met een veranderde bevolkingssamenstelling en dit vraagt om specifiek beleid. Er is in de gemeente sprake van vergrijzing en ontgroening. Daarnaast neemt het aantal inwoners en huishoudens af.
Uit het onderzoek is gebleken dat het college en de raad er onvoldoende in slagen om in te spelen op de veranderende bevolkingssamenstelling. De woningvoorraad is namelijk niet genoeg afgestemd op de ontwikkelingen en de veranderde woningbehoefte in de gemeente. Er is een overschot aan goedkope verouderde woningen en juist een tekort aan woningen die specifiek geschikt zijn voor (zorgbehoevende) ouderen. Er zijn dus voldoende woningen voor het aantal inwoners, maar deze sluiten kwalitatief niet aan bij de wensen van de inwoners.
Een bemoeilijkende factor is dat de raad, het college en de provincie een andere visie op de bevolkingsontwikkeling hebben. De raad wil meer nieuwbouw om krimp tegen te gaan, terwijl het college het bouwen van meer huizen niet als de oplossing voor het vraagstuk ziet. Er zijn meerdere factoren, waaronder de ligging, waarop Sluis niet goed scoort. De provincie is ook terughoudend in nieuw beleid en zet meer in op de verhoging van de kwaliteit van de woningvoorraad.
De discussie over krimp werkt belemmerend in de vorming van een breed gedragen ambitie binnen de raad: het kost tijd en energie en overschaduwt daarmee de kernproblemen rond de woningmarkt in Sluis. Feit is dat de behoefte aan woningen in Sluis kleiner was, dan het aantal woningen waarvan de bouw al gepland was. Daarnaast bestond er geen bewijs dat woningbouw leidt tot bevolkingsgroei.
Aanbevelingen
Op basis van de bovenstaande bevindingen is de rekenkamercommissie Sluis tot de volgende aanbevelingen gekomen:
1. Voer als raad de discussie op basis van feiten en op onderzoek gebaseerde verwachtingen en formuleer op basis daarvan de ambitie. Het is niet productief om de uitkomsten uit onderzoeken ter discussie te stellen. Het is dan ook nuttig de huidige bevolkingsgroeicijfers als gegeven te beschouwen, rekening te houden met de randvoorwaarden van de provincie en van daaruit te bezien wat er mogelijk en nodig is op de woningmarkt van Sluis.
2. Concretiseer de doelstellingen in Krachtig Verbonden in een volgende slag. Zorg dat precies duidelijk is wat de gemeente wil bereiken voor welke doelgroepen. Wanneer de raad daarover consensus bereikt, is de discussie over de instrumenten en te brengen offers ook makkelijker te voeren. Houdt bij de formulering van doelstellingen rekening met monitoring en evaluatie.
3. Betrek zowel marktpartijen als inwoners bij de ontwikkeling en uitvoering van het woonbeleid. Het is raadzaam hen daarbij te betrekken en gebruik te maken van hun kennis, (praktijk)ervaring en creativiteit. Dit is ook van belang met het oog op draagvlak.
4. Versterk de ingezette positieve dynamiek door in te zetten op een of andere kleinschalige creatieve oplossingen voor specifieke doelgroepen. Betrek daarbij in ieder geval de provincie en andere relevante partijen.
Doorwerking
In de raadsvergadering op 28 april 2022 nam de raad een amendement aan, waarmee de raad ervoor koos enkel kennis te nemen van het rekenkamerrapport. De aanbevelingen werden dus niet overgenomen. De hoofdreden daarvoor was dat de eerste aanbeveling niet aansloot bij het coalitieakkoord. Het kwam er daarmee op neer dat, in tegenstelling tot wat er in het rekenkamerrapport werd aangeraden, ‘krimp’ en ‘bevolkingsgroeicijfers’ nog steeds zaken zijn die in de raad ter discussie staan.
Opdrachtgever: Rekenkamercommissie Sluis
Onderzoekers: Martijn Mussche en Steffie Loenen
Oplevering rapport: 14 februari 2022
Betrokkenheid burgers bij lokale rekenkamers | 29 juni 2022
De betrokkenheid van burgers bij lokale rekenkamers is beperkt, zo blijkt uit een navraag van RTV Drenthe naar lokale rekenkamers in die provincie. Zo is er in de rekenkamer van Westerveld nog nooit een onderzoeksidee van burgers binnengekomen. In deze blog lees je meer over mogelijke verklaringen van deze beperkte betrokkenheid, en hoe rekenkamers burgers meer kunnen betrekken.
Kloof burgers en rekenkamer
Een manier waarop lokale rekenkamers burgers kunnen betrekken is door hen de mogelijkheid te bieden om onderwerpen voor rekenkameronderzoek aan te dragen. Uit de navraag van RTV Drenthe onder lokale rekenkamers blijkt dat dit zelden gebeurt, ondanks actieve oproepen van Drentse rekenkamers aan burgers om dit te doen. ‘Er lijkt een kloof te bestaan tussen burgers en de rekenkamer’, aldus Elias de Haan, voorzitter van de rekenkamercommissie van Noordenveld. De voorzitter van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamer en Rekenkamercommissies bevestigt dit beeld in het artikel van RTV Drenthe: ‘burgers komen zelden zomaar bij rekenkamers langs.’
Verklaring
Een mogelijke verklaring voor de beperkte betrokkenheid van burgers bij rekenkamers is dat zij niet bekend zijn met lokale rekenkamers en niet (goed) weten waar de lokale rekenkamer over gaat. Dit blijkt uit onderzoek naar de mening van burgers over lokale rekenkamers. Ongeveer de helft van de respondenten in dat onderzoek geeft aan niet of nauwelijks te weten wat de lokale rekenkamer doet. In het onderzoek is gevraagd welke taak respondenten denken dat de lokale rekenkamer heeft. Daaruit blijkt dat de meeste respondenten denken dat de lokale rekenkamer gaat over een controle op de gemeentefinanciën of over het opstellen van de gemeentebegroting.
Betrekken van burgers
Een goede eerste stap om als lokale rekenkamer burgers meer te betrekken, is door duidelijk te maken aan burgers welke taken en verantwoordelijkheden de rekenkamer heeft. Wees als rekenkamer (digitaal) goed vindbaar, en zorg voor een heldere informatiepagina waarop burgers kunnen lezen over de lokale rekenkamer en over eerder onderzoek. Een actieve informatievoorziening kan ook helpen om burgers te laten weten wat de lokale rekenkamer precies doet. Denk bijvoorbeeld aan het regelmatig plaatsen van berichten op sociale media of door beschikbaar te zijn voor interviews met lokale radiostations over afgerond onderzoek.
Zodra lokale rekenkamer beter zichtbaar zijn en burgers beter weten waar de rekenkamer over gaat, heeft het ook meer zin om burgers actief te betrekken. De rekenkamer kan burgers bijvoorbeeld bevragen over onderwerpen die leven in de gemeente of hen vragen om onderzoeksideeën aan te leveren. Een goed voorbeeld hiervan is het inzetten van een burgerpanel zoals de Rekenkamer Metropool Amsterdam dat doet. Leden van dit panel ontvangen een aantal keer per jaar een online enquête over verschillende maatschappelijke onderwerpen die spelen in de gemeente. Ook bepalen panelleden jaarlijks het onderwerp van het publieksonderzoek.
Tot slot
Het heeft voor lokale rekenkamers nut om burgers meer te betrekken. Dit kan bijvoorbeeld interessante perspectieven opleveren over onderwerpen die spelen in een gemeente, of leiden tot een onderzoeksonderwerp waar de rekenkamer zelf nog niet aan had gedacht. Het is dus om diverse redenen van belang dat rekenkamers zich ervan bewust zijn dat veel burgers nog onbekend zijn met het begrip ‘lokale rekenkamer’. Een eerste stap om als rekenkamer burgers meer te betrekken, is door ervoor te zorgen dat de rekenkamer goed vindbaar is en dat burgers weten waarvoor ze bij de rekenkamer aan kunnen kloppen.
Meer weten over het betrekken van burgers bij lokale rekenkamers? Neem dan contact op met Rubin ten Broeke.
Aanbesteding zwembadexploitatie en inkoopbeleid Heerlen | 23 juni 2022
Binnen de gemeenteraad van Heerlen leefde de vraag om onderzoek te doen naar het aanbestedingsproces rondom de zwembadexploitatie in Heerlen. De Rekenkamer Heerlen heeft vanuit deze achtergrond besloten onderzoek te doen naar de genoemde casus. Daarnaast was het tijd om ook het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Heerlen onder de loep te nemen. Unravelling heeft uitvoering gegeven aan het onderzoek. De rekenkamer beoogde met het onderzoek concrete handvatten te bieden aan de gemeenteraad over de wenselijkheid van (bij)sturing van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en om aanbestedingen in de toekomst te kunnen verbeteren.
De centrale onderzoeksvragen waren als volgt:
1. In hoeverre is het proces van kaderstelling, (bestuurlijke en ambtelijke) aansturing, beheersing, toezicht en verantwoording bij de aanbesteding van het risicodragend beheren, exploiteren en onderhouden van twee zwembaden te Heerlen doeltreffend, zorgvuldig en rechtmatig verlopen?
2. In hoeverre zorgt het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Heerlen voor borging van doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid?
Belangrijkste bevindingen en conclusies
Het rekenkameronderzoek bestond uit twee delen: de aanbesteding van de zwembadexploitatie en het inkoopbeleid in algemene zin. Onderstaand bespreken we per onderdeel de belangrijkste bevindingen en conclusies.
Casus: aanbesteding zwembadexploitatie
De aanbesteding van de zwembadexploitatie is doeltreffend en rechtmatig verlopen. Desondanks zijn er voor de gemeente Heerlen lessen te trekken uit het gehele proces. We concluderen dat het college pas op een relatief laat moment een formeel besluit nam over de aanbesteding. Mogelijk ontstond er daardoor ruimte voor (onterechte) verwachtingen bij de toenmalige exploitant van het zwembad Otterveurdt.
Daarnaast waren er gedurende de aanbesteding een aantal complicerende factoren die voor problemen (zoals vertraging) zorgden. Zo verliep de communicatie tussen de exploitant en de gemeente stroef, wilde de toenmalige exploitant geen informatie aanleveren en bestond er een onzekere situatie met de nodige risico’s over een nog te bouwen zwembad in Heerlen. Verder concludeerden we dat de gemeente minder oog had voor de (mogelijke) persoonlijke gevolgen voor de toenmalige exploitant, personeelsleden, verenigingen en (andere) huurders. Ten slotte heeft het college de gemeenteraad tijdig en volledig geïnformeerd voorafgaand, tijdens en na afloop van de aanbesteding.
Het Heerlense inkoopbeleid
Het Heerlense inkoop- en aanbestedingsbeleid is gedateerd, summier en geeft weinig richting. Het beleid biedt daarom onvoldoende grondslag voor een doeltreffende inkoop. Daarnaast is de inkooporganisatie nog in ontwikkeling en kwetsbaar, waardoor de borging van doelmatigheid en rechtmatigheid niet optimaal is. Zo ontbreken bijvoorbeeld volledige procedures en werkwijzen en/of zijn deze nog in ontwikkeling. Dit maakt de gemeente kwetsbaar voor wat betreft de borging van rechtmatigheid van inkoop en aanbesteding.
De raad staat voornamelijk op afstand mede doordat het college en de raad inkoop en aanbesteding tot nu toe vooral als een uitvoeringskwestie beschouwen. Daardoor is het voor de raad lastig om kaders te stellen en het college te controleren.
Aanbevelingen
Op basis van bovenstaande bevindingen is de Rekenkamer Heerlen tot de volgende aanbevelingen gekomen:
1: Benader grote, complexe aanbestedingen als groot project (aan het college);
2: Pak vergelijkbare aanbestedingstrajecten in het vervolg op met meer oog voor de menselijke en sociale kant (aan het college);
3: Verken de wensen en eisen van de raad en stel nieuw inkoopbeleid vast (aan het college);
4: Zorg voor een doorontwikkeling van de Heerlense inkooporganisatie, de interne werkwijzen en procedures, en verbetering van de borging van rechtmatigheid (aan het college);
5: Stel vast welke aanbevelingen u wilt overnemen en verzoek het college om een plan van aanpak hiervoor te maken (aan de raad).
Doorwerking
Op maandag 20 juni 2022 is het onderzoeksrapport in de commissie Maatschappij en Financiën van Heerlen besproken. Tijdens de commissie heeft de Rekenkamer Heerlen toelichting gegeven op het rapport, en konden commissieleden vragen stellen over het rapport. Uit de bespreking van het rapport in de commissie komt het beeld naar voren dat de gemeenteraad meer inspraak wil en aan de slag wil met het thema inkoop en aanbesteding. Op woensdag 22 juni heeft de gemeenteraad tijdens de raadsvergadering besloten de conclusies en aanbevelingen uit het rapport over te nemen.
Opdrachtgever: Rekenkamer Heerlen
Onderzoekers: Martijn Mussche en Shauni Drost
Oplevering rapport: 12 april 2022
Afvalbeleid Coevorden | 12 mei 2022
Het inzamelen van huishoudelijk afval is een belangrijke kerntaak van gemeenten. Deze taak omvat onder meer de gescheiden inzameling van afval, de dienstverlening en het bepalen van de hoogte van de afvalstoffenheffing.
Het onderwerp afvalbeleid is tijdens een inventarisatie van onderzoeksonderwerpen door de rekenkamercommissie genoemd door meerdere fracties uit de gemeenteraad van Coevorden. De rekenkamercommissie Coevorden heeft het onderwerp afvalbeleid daarom geselecteerd voor rekenkameronderzoek en Unravelling heeft het onderzoek in opdracht van de rekenkamercommissie uitgevoerd.
De centrale onderzoeksvragen waren als volgt:
- In hoeverre sluit de huidige wijze van afvalinzameling, afvalscheiding en tarifering aan op
hetgeen de gemeenteraad voor ogen had toen het huidige afvalinzamelingsbeleid is
vastgesteld? - Hoe effectief en efficiënt is het afvalbeleid en de bijbehorende uitvoering?
- Welke aanbevelingen voor het afvalinzamelingsbeleid kunnen worden gedaan om
daarmee te komen tot betere prestaties, zowel als het gaat om de scheiding van
huishoudelijke afvalstromen als verlaging van de inzamelingskosten?
Achtergrond
De gemeenteraad van Coevorden heeft in 2016 de koers ‘van afval naar grondstof’ vastgesteld en daarin concrete doelen benoemd. Deze doelen waren dat Coevorden in 2020 ten minste 75 procent van het afval gescheiden inzamelt en dat de hoeveelheid in te zamelen restafval terug zou worden gebracht tot maximaal 100 kilo per inwoner. Om dit te realiseren, heeft Coevorden in 2019 haar inzamelstrategie aangepast. De inzamelfrequentie van restafval werd verlaagd van tweewekelijks naar vierwekelijks. Ook kregen inwoners van 2019 een PMD-container die wekelijks werd geleegd.
Veel inwoners hebben een mening over afval en het gemeentelijk afvalbeleid. Om deze mening mee te nemen, heeft Unravelling een online enquête uitgevoerd. Inwoners zijn in de enquête bevraagd over hun tevredenheid met de uitvoering van het afvalbeleid. Deze enquête is door 2.470 inwoners ingevuld.
Conclusies
1. De raad en het college hebben een te afwachtende houding aangenomen
Raad en college hebben hun kaderstellende en controlerende rollen niet gepakt. Het college heeft ervoor gekozen om de raad niet een afvalbeleid ter vaststelling voor te leggen. De achtergrond hiervan is dat het college de vrees had dat er binnen de raad geen consensus zou zijn over de te nemen maatregelen. De raad heeft er op zijn beurt voor gekozen om stilzwijgend akkoord te gaan met het ontbreken van een raadskader.
2. De afvalbeleidsregie is onvoldoende belegd
De beleidsregie ligt in beginsel bij de gemeente en de uitvoeringsregie bij Area. Aanvankelijk lag de beleidsregie bij Area, maar die taak is daar wegbezuinigd. Daardoor viel de beleidsregie daarna tussen wal en schip.
3. Coevorden heeft onvoldoende maatregelen getroffen om de eigen milieudoelstellingen te halen
De eigen milieudoelstelling van 100kg restafval per inwoner per jaar is niet gehaald. Dat komt omdat college en raad niet de beleidsmaatregelen hebben getroffen die nodig waren om dit doel te realiseren.
4. De dienstverlening is in de basis op orde
Uit de enquête blijkt dat inwoners over het algemeen positief zijn over de uitvoering van het afvalbeleid. Er is wel verbetering mogelijk in de informatieverstrekking aan inwoners over het afvalbeleid vanuit de gemeente/Area.
5. De afvalbeheerkosten zijn aan de hoge kant
Coevorden heeft hoge afvalbeheerskosten ten opzichte van vergelijkbare gemeenten. Dit komt doordat Area een relatief duur afvalbedrijf is en omdat de exploitatie van twee milieustraten (onnodig) hoge kosten met zich mee brengt.
Doorwerking
Op dinsdag 10 mei 2022 is het rapport in de raadscommissie van Coevorden besproken. Tijdens de raadscommissie heeft de rekenkamercommissie toelichting gegeven op het rapport. Ook hadden raadsleden de gelegenheid om hier vragen over te stellen. Uit de raadscommissie komt het beeld naar voren dat het onderwerp afval erg leeft. Het rapport en bijbehorende conclusies en aanbevelingen zijn positief ontvangen door het college en de raad. De verwachting is dat de raad de conclusies en aanbevelingen tijdens de volgende gemeenteraad overneemt.
Opdrachtgever: Rekenkamercommissie Coevorden
Onderzoekers: Martijn Mussche, Jan Willem van Dalen, Rubin ten Broeke en Steffie Loenen
Oplevering rapport: december 2021
Blogserie wettelijke taken gemeentelijke rekenkamers: rechtmatigheid | 19 april 2022
In deze blogserie gaan we in op de wettelijke taak van gemeentelijke rekenkamers. De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur (art. 182 Gemeentewet). De vorige blog ging over de doelmatigheid van beleid. In deze derde en laatste blog uit de blogserie vertelt Rubin ten Broeke over het doen van onderzoek naar rechtmatigheid van het gevoerde bestuur/beleid. Zo komen vragen aan de orde als: wat houdt rechtmatigheid precies in, en hoe ziet het doen van onderzoek naar rechtmatigheid van beleid eruit?
Rechtmatigheid van (uitvoering) gemeentelijk beleid
Gemeentelijk beleid en de uitvoering daarvan is rechtmatig wanneer de (voorgenomen) handelswijze van de gemeente in overeenstemming is met de voor de gemeente geldende regels en besluiten. Als een gemeente rechtmatig handelt, betekent dit de gemeente in al haar handelingen voldoet aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving zoals raadsbesluiten, de omgevingswet en subsidievoorwaarden.
Een voorbeeld van onrechtmatig handelen door een gemeente is wanneer een gemeente bij het verlenen van subsidie de daarvoor geldende subsidieverordening niet naleeft. Dat kan het geval zijn wanneer een gemeente subsidie verstrekt zonder dat er formeel een subsidiebeschikking is toegekend of wanneer de subsidieaanvraag te laat is ingediend. Een ander voorbeeld van onrechtmatig handelen door een gemeente is wanneer een gemeente een inkoopopdracht aanbesteedt of moet aanbesteden (aanbestedingsplicht) maar de daarvoor geldende richtlijnen voor diensten, werken en leveringen niet naleeft. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een gemeente bedrijven geen gelijke kans geeft in een aanbesteding.
Aandacht voor rechtmatigheidsonderzoek
Rechtmatigheid krijgt in rekenkamerrapporten weinig aandacht. Uit onderzoek blijkt dat slechts in 11% van de 982 geanalyseerde rekenkamerrapporten expliciet wordt verwezen naar rechtmatigheid. Dat is relatief weinig in vergelijking met de verwijzing naar doeltreffendheid (61% van de rapporten) en doelmatigheid (31% van de rapporten).
Uitvoeren van rechtmatigheidsonderzoek
Voor het uitvoeren van onderzoek naar rechtmatigheid is het normenkader een belangrijk startpunt. Een van de centrale vragen van een onderzoek naar bijvoorbeeld het inkoop- en aanbestedingsbeleid van een gemeente zou kunnen zijn: In hoeverre is de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid rechtmatig? De normen passend bij deze centrale vraag zouden bijvoorbeeld kunnen zijn:
- Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente sluit aan bij de Europese en nationale regelgeving;
- Inkoop en aanbesteding voldoet aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving en aan de in de gemeente geldende beleidsregels en procedures;
- Daar waar afwijking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid nodig of wenselijk is, volgt de gemeente de daarvoor geldende procedure.
Vervolgens voeren we een documentanalyse uit van relevante informatie. In aanvulling daarop voeren we gesprekken met de inkoopafdeling van de gemeente, andere ambtelijk betrokkenen zoals een juridisch adviseur en de verantwoordelijke wethouder. We analyseren de informatie uit de documenten en de gesprekken, en bepalen op basis daarvan in hoeverre de gemeente aan de normen voldoet.
Als de gemeente aan alle normen voldoet, dan beoordelen we de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid als rechtmatig. Voldoet de gemeente niet (volledig) aan de normen, dan beoordelen we de uitvoering als niet of deels rechtmatig.
Meer weten over het doen van onderzoek naar rechtmatigheid van beleid? Neem dan contact op met Rubin ten Broeke.
Privacy en informatieveiligheid sociaal domein Rijswijk | 30 maart 2022
In opdracht van de rekenkamer Rijswijk heeft Unravelling onderzoek uitgevoerd naar privacy en informatieveiligheid in het sociaal domein van de gemeente.
De hoofdvraag van het onderzoek was:
In hoeverre is de privacy van inwoners en de beveiliging van persoonsgegevens in het sociaal domein van de gemeente Rijswijk gewaarborgd?
Achtergrond
Binnen gemeenten wordt veel gewerkt met persoonsgegevens van inwoners, medewerkers en partners. Ook is het thema relevant vanwege nieuwe technologische ontwikkelingen en omdat overheden steeds digitaler worden. Inwoners moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente zorgvuldig met hun gegevens omgaat. Zeker binnen het sociaal domein werken gemeenten veel met (vaak gevoelige) persoonsgegevens. Daarom besloot de rekenkamer van Rijswijk onderzoek uit te voeren naar dit onderwerp.
Conclusies
Het beleid van de gemeente voor privacy en informatieveiligheid in het sociaal domein is op grote lijnen op orde. Wel zijn er op verschillende onderdelen van het beleid verbeteringen mogelijk, zoals bij het concretiseren van de normen van de Algemene Verordening Gegevens (AVG) en de meldingsbereidheid van datalekken. Ook kan de raad een actievere rol innemen voor privacy en informatieveiligheid.
Kortweg kwamen we tot de volgende conclusies:
1. Privacybeleid en AVG
Het privacybeleid van de gemeente is in lijn met de AVG. Er zijn wel verbeterpunten omdat de gemeente de normen uit de AVG heeft herhaald en niet verder heeft geconcretiseerd, dit is niet in lijn met hetgeen de Autoriteit Persoonsgegevens verwacht. De privacyprocessen van de gemeente zijn op hoofdlijnen ook in orde, maar kunnen tevens op een aantal punten worden verbeterd (o.a. loggingsbeleid en navolgbaarheid autorisaties).
2. Beheer van datalekken
De gemeente heeft haar beheer van datalekken op orde en houdt hiervan een register bij. De meldingsbereidheid is wel een aandachtspunt: de gemeente meldt vrijwel geen van de constateerde datalekken bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Ook kan de gemeente nog meer werken aan het bewustzijn van medewerkers. Concreet kan het lijnmanagement nieuwe medewerkers beter wijzen op de beschikbaarheid en het nut van opleidingen en trainingen op het vlak van privacy.
3. Informatie op de gemeentelijke website
De gemeentelijke website bevat voldoende informatie over privacy voor inwoners, de rechten van betrokkenen en het melden van datalekken.
4. Transparantie van consulenten naar burgers
Consulenten zijn transparant in het informeren van burgers over waar zij hun gegevens voor gebruiken. Een (juridisch) risico is dat het Jeugdteam uitsluitend werkt met mondelinge toestemming.
5. Inzicht in risico’s
De gemeente heeft inzicht in de risico’s op het gebied van informatiebeveiliging (o.a. wachtwoordvereisten en tweefactorauthenticatie). Een verbeterpunt voor de gemeente zit in het (vergroten van) het bewustzijn over de noodzaak en vanzelfsprekendheid van acties om risico’s zoveel mogelijk te beperken.
6. Rol van de raad
De raad speelt een beperkte rol bij het privacy- en informatiebeveiligingsbeleid. De raad is wel betrokken geweest bij de ontwikkeling van het informatiebeleidsplan, maar slechts in beperkte mate. Het borgen van privacy- en informatieveiligheid wordt gezien als een bedrijfsvoeringskwestie. Het college kan de borging beter organiseren en de raad meer meenemen in het onderwerp; de raad kan anderzijds ook een actievere rol spelen in het toezien op de borging door het college.
Doorwerking
Op 25 januari 2022 kregen raadsleden in het Forum Samenleving een toelichting op het rapport van de rekenkamer en konden zij vragen stellen. Tijdens de raadsvergadering van 8 februari 2022 besloot de gemeenteraad de conclusies en aanbevelingen uit het rapport over te nemen.
Opdrachtgever: Rekenkamer Rijswijk
Onderzoekers: Martijn Mussche en Shauni Drost
Oplevering rapport: november 2021
Blogserie wettelijke taken gemeentelijke rekenkamers: doelmatigheid | 16 maart 2022
In deze blogserie gaan we in op de wettelijke taak van gemeentelijke rekenkamers. De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur (art. 182 Gemeentewet). In de vorige blog schreef Miriam Dorigo over onderzoek naar de doeltreffendheid van beleid. In deze tweede blog schrijft Rubin ten Broeke meer over het doen van onderzoek naar doelmatigheid van beleid. Wat houdt doelmatigheid precies in, en hoe ziet het doen van onderzoek naar doelmatigheid van beleid eruit?
Doelmatigheid van gemeentelijk beleid
In rekenkamerrapporten is er relatief minder aandacht voor doelmatigheid dan voor doeltreffendheid. Uit onderzoek blijkt dat in 61% van de 982 geanalyseerde rekenkamerrapporten wordt verwezen naar doeltreffendheid en in 31% van de rapporten naar doelmatigheid. Genoeg reden om onderzoek naar doelmatigheid in deze blog aandacht te geven.
Lokale rekenkamers hebben een belangrijke taak in het ondersteunen van de gemeenteraad in hun kaderstellende en controlerende taak. Het onderzoeken van de doelmatigheid van het gemeentebestuur is een van de kerntaken van de lokale rekenkamer. Een doelmatig beleid betekent dat de bijbehorende (beleids-)doelen met een zo beperkt mogelijke inzet van menskracht en/of middelen worden bereikt. Als beleid doelmatig is, wil dat dus zeggen dat de uitvoering van dit beleid efficiënt is. Daarin verschilt doelmatigheid dus van doeltreffendheid. Bij doeltreffendheid gaat het om de effectiviteit van beleid, bij doelmatigheid om efficiëntie.
Wanneer het beleid doeltreffend is, hoeft dat niet te betekenen dat het beleid óók doelmatig is. Een (fictief) voorbeeld hiervan is een gemeente dat als beleidsdoel heeft om het aantal inwoners met schulden terug te dringen. In haar beleid omschrijft de gemeente dat zij dit wil bereiken door het oprichten van een loket voor inwoners met schulden. Bij het loket kunnen inwoners bijvoorbeeld terecht voor ondersteuning bij het aanvragen van lokale toeslagen, hulp bij administratie en een schuldenmaatje. Het loket blijkt erg goed te werken: een groot deel van de inwoners dat zich meldt bij het loket komt hierdoor uit de schulden. Het beleid van de gemeente is in die zin doeltreffend. Het loket blijkt echter zeer kostbaar en kost de gemeente aanzienlijk meer dan voorzien. Ook in vergelijking met andere gemeenten kost het loket veel middelen. Het beleid is daarmee weinig efficiënt, en niet doelmatig.
Uitvoering doelmatigheidsonderzoek
Maar hoe geven wij uitvoering aan onderzoek naar het thema ‘doelmatigheid’ in onze rekenkameronderzoeken? Zoals Miriam Dorigo in haar blog over doeltreffendheid al aangaf, is het belangrijk om in rekenkameronderzoek te beginnen met het normenkader. Daarin staan de normen waaraan het door het gemeentebestuur gevoerde beleid wordt getoetst. Bij rekenkameronderzoeken waarin we doelmatigheid meenemen, beschrijven we dus normen aan de hand waarvan we het beleid beoordelen op de doelmatigheid. We formuleren deze normen, waar mogelijk, SMART.
Terug naar het hiervoor genoemde voorbeeld van het schuldenloket. Een bijpassende norm zou dan kunnen zijn: ‘De gemeente geeft niet meer uit dan begroot voor de aanpak van schulden (het loket)’ en ‘De kosten van de aanpak van schulden zijn vergelijkbaar met andere gemeenten’.
Door middel van documentstudie en interviews met betrokken personen onderzoeken we in hoeverre de gemeente aan die normen voldoet. Als hieruit blijkt dat de gemeente aan de normen voldoet, kan geconcludeerd worden dat het beleid doelmatig is.
Doelmatigheidsonderzoek: een efficiënt beleid?
Door het uitvoeren van doelmatigheidsonderzoek zorgen we ervoor dat de gemeenteraad zicht krijgt op de gemaakte kosten van de uitvoering van beleid. Het onderzoeken van doelmatigheid is nuttig omdat het antwoord geeft op de vragen wat een bepaald beleid ‘kost’, in hoeverre het beleid efficiënt is en hoe de gemeente haar middelen (nog) beter kan besteden. Rekenkameronderzoek waarin we de doelmatigheid van beleid meenemen, biedt de raad daarmee handvatten om te sturen op de efficiëntie van beleid.
Meer weten over het doen van onderzoek naar doelmatigheid van beleid? Neem dan contact op met Rubin ten Broeke.
Coronabeleid Delft | 3 maart 2022
In opdracht van de Delftse rekenkamer heeft Unravelling onderzoek uitgevoerd naar de effecten van de coronacrisis op het beleid van de gemeente en de lokale gemeenschap (tot mei 2021). Naast documentstudie en het afnemen van interviews met betrokkenen vanuit de gemeente heeft Unravelling ook gesproken met onder andere horecaondernemers, een studentenvereniging en het lokale theater. Daarnaast zijn straatinterviews uitgevoerd in Delft. Voor dit onderzoek is ook een filmpje gemaakt. Deze is hier te vinden.
Hoofdconclusie
Burgemeester, college en ambtelijke organisatie zijn in een relatief kort tijdsbestek aan de slag gegaan met een onderling afgestemde crisisaanpak. Daarbij hebben zij actief contact gelegd met de Delftse inwoners en organisaties en geluisterd naar hun zorgen en wensen. Ook hebben de burgemeester en het college de noodzakelijke besluiten genomen om op lokaal niveau de economische en maatschappelijke effecten van de coronacrisis te beperken. Zo trof de gemeente Delft financiële steunmaatregelen zoals huurkwijtschelding, het niet opleggen van reclamebelasting en het versoepelen van regels
en voorwaarden over bijvoorbeeld terrassen en verstrekte subsidies.
Bevindingen
1. Besluiten en maatregelen
Het college en de raad hebben besluiten genomen om ondernemers en organisaties te ondersteunen. De in het onderzoek geraadpleegde ondernemers en organisaties geven aan dat dat in voldoende mate heeft plaatsgevonden. Bij afwegingen door de gemeente speelde het dilemma dat zij enerzijds ondernemers en organisaties de vrijheid wilde geven om ‘reguliere’ activiteiten (o.a. evenementen) doorgang te laten vinden, maar anderzijds bezoekersstromen in de stad wilde beperken.
De democratische besluitvorming verliep moeizamer (o.a. door de veranderingen met digitaal vergaderen), maar is ten tijde van de crisis wel doorgegaan. De burgemeester en het college hebben de raad in crisistijd tijdig en voldoende geïnformeerd.
2. Financiële effecten
De impact van de coronacrisis is ook in Delft groot, maar de continuïteit van Delftse organisaties is tijdens de crisis niet in gevaar gekomen. Ook op de lange termijn lijken de financieel-economische effecten beperkt. De toerismesector is wel een aandachtsgebied vanwege vele onzekerheden.
Het Rijk heeft door financiële ondersteuning aan Delftse organisaties en inwoners gezorgd voor continuïteit en bestaanszekerheid. De coronacrisis is een bovengemeentelijke crisis, die vooral door bovengemeentelijke maatregelen zoals NOW, Tozo en TVL, is aangepakt.
3. Maatschappelijke effecten
De coronacrisis heeft impact gehad op de Delftse maatschappij en heeft maatschappelijke problemen zoals tweedeling en eenzaamheid vergroot. Ook zijn door de coronacrisis leerachterstanden en achterstanden in sociale vaardigheden en burgerschapskennis bij kinderen en jongeren aandachtspunten. Verder heeft de coronacrisis de mentale gezondheid verminderd van studenten en groepen met een lagere sociaaleconomische status.
4.Leerpunten
Het college had aandacht voor de lange termijn, maar heeft geen strategisch langetermijnperspectief ontwikkeld voor de raad en inwoners. Doordat de crisis steeds langer duurde was hier wel behoefte aan. Bij eventuele volgende crises zou het college daarom gemaakte scenario’s met raad en inwoners kunnen delen en deze omzetten in een strategisch langetermijnperspectief.
Bij toezicht en handhaving door de gemeente was er soms sprake van tegengestelde belangen en effecten bij noodzakelijke maatregelen. De gemeente had daarover in haar communicatie duidelijker kunnen zijn richting ondernemers, inwoners en de handhavers zelf.
Tot slot heeft de coronacrisis ervoor gezorgd dat de gemeente zowel bestuurlijk als ambtelijk een grote digitaliseringsslag heeft gemaakt. College en raad wordt aanbevolen de positieve effecten van digitalisering te behouden en deze te borgen in werkprocessen. Met betrekking tot het democratische proces wordt aanbevolen om zoveel mogelijk met fysieke ontmoetingen te werken om zo ook contact te houden met burgers die drempels ervaren voor digitaal contact.
Doorwerking
Op 13 januari 2022 zijn raadsleden in de commissie Economie, Financiën en Bestuur met een presentatie geïnformeerd over het rapport en konden zij hier vragen over stellen. Tijdens de raadsvergadering van 3 februari 2022 heeft de gemeenteraad besloten de conclusies en aanbevelingen uit het rapport over te nemen.
Opdrachtgever: Delftse Rekenkamer
Onderzoekers: Martijn Mussche, Steffie Loenen en Rubin ten Broeke
Oplevering rapport: november 2021
Blogserie wettelijke taken gemeentelijke rekenkamers: doeltreffendheid | 23 feb 2022
In deze blogserie gaan we in op de wettelijke taken van gemeentelijke rekenkamers. In deze eerste blog door Miriam Dorigo lees je meer over het doen van onderzoek naar doeltreffendheid van beleid, een van de wettelijke taken van gemeentelijke rekenkamers. Wat houdt doeltreffendheid in, en hoe ziet het doen van onderzoek naar doeltreffendheid van beleid eruit?
De wettelijke taak van de rekenkamer: doeltreffendheid
Sinds 2006 moet iedere gemeente een rekenkamer of rekenkamerfunctie hebben. Dit versterkt het dualisme in de gemeentelijke politiek. Het dualisme bij de lokale overheid is ingevoerd naar voorbeeld van de landelijke overheid en maakt dat ieders rollen en verantwoordelijkheden afgescheiden en duidelijk zijn. Het college van B&W bestuurt en de gemeenteraad controleert en stelt kaders. Door onafhankelijk onderzoek te doen naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid geeft de rekenkamer de raad handvatten om deze taken beter uit te voeren. De rekenkamer levert informatie en inzichten waarmee de raad het college kan controleren en kaders kan stellen.
In deze miniserie bespreken we wat de termen doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid inhouden en hoe Unravelling daar onderzoek naar doet. Onderzoek naar de doeltreffendheid, ofwel effectiviteit van het beleid, is de basis van rekenkameronderzoek. Beleid moet immers eerst bestaan en effectief zijn, voordat het zinvol is om na te gaan of het ook doelmatig of rechtmatig is.
Doeltreffendheid van gemeentelijk beleid
Doeltreffendheid of effectiviteit gaat over de mate waarin een in het beleid gesteld doel behaald wordt. Onderzoek naar doeltreffendheid bestaat uit een aantal stappen. De eerste stap is nagaan of er überhaupt beleid is en of daarin doelen worden gesteld. Helaas zien wij in de praktijk dat dit vaak niet het geval is. Ook kan het beleid verouderd zijn en daarom niet meer aansluiten bij de praktijk. Ten tweede moet worden vastgesteld of de doelen zodanig geformuleerd zijn dat ze haalbaar zijn. Anders gezegd; de doelen moeten SMART zijn, anders kunnen ze nooit behaald worden. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Ten derde gaan we na of de uitvoering aansluit bij het beleid en de daarin gestelde doelen. Ten slotte onderzoeken we de resultaten van het beleid en of die overeenkomen met de beleidsdoelen. Met andere woorden: of de doelen behaald worden.
Uitvoering van onderzoek naar doeltreffendheid
Een belangrijk onderdeel voordat het eigenlijke onderzoek begint, is het normenkader. Daarin staan de normen waaraan het beleid wordt getoetst om te bepalen of er sprake is van doeltreffendheid. Wij formuleren deze normen waar mogelijk SMART. Het normenkader geeft richting aan het onderzoek doordat het formuleert wat er onder doeltreffend beleid verstaan wordt in de context van het onderwerp van onderzoek en de betreffende gemeente. Alleen als de normen SMART-geformuleerd zijn, kunnen wij vaststellen of ze behaald worden, en dus vaststellen of het beleid doeltreffend is. Het normenkader zorgt er kortom voor dat het onderzoek neutraal en navolgbaar is.
Bij een onderzoek naar de doeltreffendheid van beleid raadplegen wij altijd een aantal bronnen. Ten eerste voeren we een documentstudie uit. Het beleid zelf is vastgesteld in één of meer documenten, waarin vaak de achterliggende visie van het beleid uiteen wordt gezet. Ook horen bij de documentstudie documenten over de uitvoering van het beleid.
Naast de documentstudie loont het om een aantal interviews te plannen. Het verantwoordelijke collegelid kan een toelichting geven op hetgeen er in de documenten is gevonden, met name wat betreft de achterliggende visie en de doelen. Ook gesprekken met betrokken ambtenaren, zowel in beleid als uitvoering, voegen veel waarde toe aan dit type onderzoek. Zo kunnen we vaststellen of zij bekend zijn met het beleid en de doelen en hoe zij in de uitvoering borgen dat de doelen daadwerkelijk worden bereikt. Uit zowel de documentstudie als de interviews kan blijken of de uitvoering aansluit bij het beleid en de doelen. Door deze aanpak, met het gebruik van diverse onderzoeksbronnen, ontstaat een genuanceerd beeld van de situatie in een gemeente.
Naast deze vaste onderdelen bestaan er een aantal optionele stappen die onderdeel kunnen zijn van het onderzoek. Zo kan gesproken worden met raadsleden, met de gemeentesecretaris of de griffier, naar gelang het onderwerp van het onderzoek en de precieze onderzoeksvragen. Ook is het mogelijk om inwoners of organisaties te spreken die te maken hebben met (de uitvoering van) het beleid. Een voorbeeld: bij onderzoek naar de doeltreffendheid van subsidiebeleid gaat het dan over de subsidie-ontvangende organisaties. In het geval van beleid op het gebied van mobiliteit of afval kan een enquête onder inwoners van de gemeente een goede aanvulling zijn. Deze en andere aanvullende stappen hangen af van het thema en de precieze onderzoeksvragen.
Onderzoek leidt tot beter beleid
Door middel van een samenhangend onderzoek lukt het om het beleid en de uitvoering aan het normenkader te toetsen. Daardoor kunnen de onderzoeksvragen beantwoord worden en kan beoordeeld worden of het beleid doeltreffend is. Dit levert voor het college en de raad conclusies en aanbevelingen op waarmee zij stappen kunnen zetten voor beter beleid.
Rekenkamers selecteren veelal onderzoeksthema’s waarvan ze vermoeden dat de doeltreffendheid niet goed is. Daardoor wordt er niet altijd onderzoek naar doelmatigheid of rechtmatigheid gedaan. Desondanks is ook dit onderzoek van groot belang. Hierover schrijven we meer in de komende weken.
Meer weten over het doen van onderzoek naar doeltreffendheid van beleid? Neem dan contact op met Miriam Dorigo.