Cases

Het onderwerp inkoop- en aanbestedingsbeleid stond al jaren op de longlist van de rekenkamercommissie. Het onderwerp is politiek van belang en is door meerdere fracties genoemd tijdens de jaarlijkse gesprekken met de fracties in september 2017. Bovendien leeft het onderwerp onder de burgers van Borger-Odoorn .

De hoofdvraag van het rekenkameronderzoek luidde als volgt:

“Wat is het inkoop- en aanbestedingsbeleid in Borger-Odoorn en wordt dit beleid rechtmatig, doelmatig en doeltreffend uitgevoerd?”

Conclusies

Het onderzoek leidde tot de volgende conclusies (samengevat) :

Conclusie met betrekking tot het inkoopbeleid

Met een verdere operationalisering van de SROI- en duurzaamheidsdoelen zou de gemeente nog concreter kunnen sturen op doelrealisatie. Een specifiek aandachtspunt vormt de ophoging van de richtbedragen voor enkelvoudige onderhandse aanbesteding. Dit betekent dat de gemeente op dit moment tot relatief hoge bedragen een offerte bij één partij kan vragen (in plaats van meerdere offertes aan te vragen). Dit vergroot het risico dat de gemeente niet de meest gunstige prijs krijgt (ondoelmatige inkoop).

Conclusie met betrekking tot de uitvoering

De inkoopcoördinator is breed bekend in de organisatie en de functie raakt steeds beter ingebed in de werkwijze. Een aandachtspunt is dat de inkoopcoördinator afhankelijk is in haar functioneren van de informatie die vakafdelingen haar aanreiken. De inkoopadministratie vindt decentraal op de vakafdelingen plaats en is niet zodanig ingericht dat er een centraal en compleet overzicht van de inkooptrajecten opgesteld kan worden. Het centrale contractbeheersysteem is nog in ontwikkeling.

Conclusie met betrekking tot controle en rechtmatigheid

Het is een goede zaak dat de gemeente structureel controles op de rechtmatigheid laat uitvoeren. Deze zogeheten verbijzonderde interne controles (uitgevoerd door Emmen) vormen een belangrijk onderdeel van de borging van rechtmatigheid binnen Borger-Odoorn. De rechtmatigheidscontroles laten zien dat er afwijkingen van het inkoop- aanbestedingsbeleid zijn, die intern binnen Borger-Odoorn niet gesignaleerd waren. De interne controle is niet geborgd en de opvolging van aanbevelingen uit audits wordt niet structureel gemonitord.

Bijzonderheden

In dit rekenkameronderzoek is specifiek gekeken naar inkooptrajecten waarbij de gemeente afwijkt van het inkoopbeleid. Afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid kan nodig zijn, wanneer zich een bijzondere situatie voordoet waarin het beleid niet voorziet. Afwijken is ook toegestaan, mits het college daar een deugdelijk gemotiveerd besluit over neemt en voor zover één en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Een collegebesluit is dus van belang voor de borging. Het komt echter ook voor dat de gemeente afwijkt zonder dat er een collegebesluit aan ten grondslag ligt (bijvoorbeeld bij de inkoop van wegenzout in 2017). Dit is vanuit het oogpunt van rechtmatigheid niet wenselijk.

Een ander element in de borging is het standaard raadplegen van de inkoopfunctie bij het opstellen van een collegevoorstel voor afwijking van het inkoopbeleid. Dit is een vereiste vanuit het inkoopbeleid en de gemeente voldoet daaraan. Deze raadpleging is een goede zaak aangezien het zorgt voor een interne check. Het collegevoorstel vermeldt echter niet standaard hoe het advies van de inkoopfunctie luidt. Dit is een verbeterpunt.

Bij de bestudeerde afwijkingsbesluiten in Borger-Odoorn gaat het om bijzondere gevallen. Met andere woorden: het is veelal goed verklaarbaar waarom het college het wenselijk acht om af te wijken van het eigen inkoopbeleid.

Doorwerking

In de oriënterende raadsvergadering van 7 februari 2019 deed het college de toezegging dat de raad een overzicht per jaar ontvangt waarin de afwijkingen van het inkoopbeleid benoemd zijn waartoe het college heeft besloten [naschrift: uit de bestuursrapportage blijkt dat dit inmiddels ook is gebeurd]. Het college nam de conclusies en aanbevelingen over en de raad besloot het rapport als hamerstuk te agenderen voor de besluitvormende raadsvergadering.

Opdrachtgever: Rekenkamercommissie Borger-Odoorn
Onderzoekers: Martijn Mussche, Laura Meijer en Douwe Hoitinga
Oplevering rapport: februari 2019